Direktantwort: Bist du regelumsatzsteuerpflichtig, ziehst du die 19 % Vorsteuer aus jeder FPS-Mietrate sofort und voll ab -- die Drucker-Miete kostet dich effektiv nur den Nettobetrag. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, kannst du keine Vorsteuer abziehen und zahlst den Bruttobetrag (= 19 % teurer in Cash). Ob der Verzicht auf §19 zum Regelunternehmer sich lohnt, hängt von deinem Geräte- und Aufwandsmix ab.
⚠️ Keine Steuerberatung. Wer in §19 bleiben oder darauf verzichten will, sollte das mit einem Steuerberater durchrechnen -- die Entscheidung bindet 5 Jahre.
Der Standardfall: Regelunternehmer
Wenn dein Vorjahresumsatz über 25.000 € lag oder dein laufender Jahresumsatz voraussichtlich über 100.000 € liegt (Schwellen ab 2025, vorher 22.000 / 50.000 €), bist du automatisch Regelunternehmer. Du weist Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus, führst sie monatlich oder quartalsweise ab und ziehst im Gegenzug Vorsteuer aus Eingangsrechnungen.
Beispiel-Berechnung pro Mietrate
| Position | Betrag |
|---|---|
| Netto-Mietrate | 9,99 € |
| Umsatzsteuer 19 % | +1,90 € |
| Brutto (was du an FPS zahlst) | 11,89 € |
| Vorsteuer-Erstattung Finanzamt | –1,90 € |
| Effektive Belastung | 9,99 € |
Du zahlst zwar erst die vollen 11,89 € an FPS -- bekommst aber die 1,90 € mit der nächsten USt-Voranmeldung zurück. Liquiditätswirkung: ca. 4–6 Wochen Verzögerung, dann ausgeglichen.
Der Sonderfall: Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Als Kleinunternehmer (Vorjahresumsatz unter 25.000 €, voraussichtlich unter 100.000 € im laufenden Jahr -- Werte ab 2025) weist du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus, führst keine USt ab und kannst keine Vorsteuer abziehen. Was du in §19 zahlst, ist endgültig.
Beispiel-Berechnung pro Mietrate
| Position | Betrag |
|---|---|
| Netto-Mietrate | 9,99 € |
| Umsatzsteuer 19 % (zahlbar) | +1,90 € |
| Brutto an FPS | 11,89 € |
| Vorsteuer-Erstattung | 0,00 € |
| Effektive Belastung | 11,89 € |
Heißt: Als Kleinunternehmer kostet dich der Drucker pro Jahr 22,80 € mehr als einen Regelunternehmer mit identischer Nutzung. Du buchst den Bruttobetrag voll auf Konto 4630/6815 als Betriebsausgabe -- die 1,90 € USt sind Aufwand, kein durchlaufender Posten.
Lohnt sich der Verzicht auf §19?
Du kannst freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten (§ 19 Abs. 2 UStG) und Regelunternehmer werden. Die Entscheidung bindet dich 5 Kalenderjahre. Sinnvoll wenn:
- Du hast hohe Vorsteuer-Beträge: Drucker, Laptops, Software-Abos, Büro-Investitionen -- alles summiert sich.
- Deine Kunden sind selbst Unternehmer: Sie ziehen die Umsatzsteuer auf deiner Rechnung als Vorsteuer ab → für sie ist deine Rechnung gleich teuer mit oder ohne USt.
- Du planst über 25.000 € Umsatz in absehbarer Zeit zu kommen -- dann musst du eh wechseln.
Nicht sinnvoll wenn:
- Deine Kunden sind Privatpersonen -- die zahlen die volle USt und sind verprellt.
- Du hast kaum Vorsteuer-relevante Ausgaben -- Verzicht bringt dann nichts.
- Du willst Verwaltung vermeiden -- als Kleinunternehmer entfällt USt-Voranmeldung.
Faustregel zum Selbstrechnen
Addiere alle Vorsteuer-Beträge eines Jahres aus deinen geplanten Eingangsrechnungen (Drucker-Miete, Toner, Büro-Material, Software, IT). Liegen die über ca. 400 € pro Jahr, lohnt der Verzicht meistens -- drunter ist die Verwaltung den geringen Vorteil nicht wert.
Sonderfall: GmbH und UG
Eine GmbH oder UG ist standardmäßig Regelunternehmerin -- die Kleinunternehmerregelung gilt theoretisch auch für Kapitalgesellschaften, ist in der Praxis aber selten relevant (eine GmbH unter 25.000 € Umsatz im Jahr ist meistens eine Ausnahme).
Buchung in der GmbH: Mietaufwand auf 4630 (SKR03) / 6815 (SKR04), Vorsteuer 19 % auf 1576 / 1406. Steuerwirkung: senkt Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer der GmbH. Für den Gesellschafter-Geschäftsführer privat steuerneutral.
Sonderfall: Österreich
Bist du österreichische Unternehmerin und mietest bei FPS (Sitz Deutschland), greift das Reverse-Charge-Verfahren nach § 19 Abs. 1 öUStG / Art. 196 MwStSystRL.
- FPS stellt eine Netto-Rechnung ohne deutsche USt aus (mit Hinweis auf Reverse-Charge).
- Du als AT-Empfänger schuldest die österreichische USt (20 %) im Reverse-Charge-Verfahren -- und ziehst sie im selben Zug als Vorsteuer ab. Steuerlich neutral.
- Buchung: Aufwand brutto-netto identisch, USt rechts und links durchgereicht.
Beispiel AT-Regelunternehmer
| Position | Betrag |
|---|---|
| Netto-Mietrate auf FPS-Rechnung | 9,99 € |
| Deutsche USt | 0,00 € (Reverse-Charge) |
| Brutto an FPS | 9,99 € |
| Eigene AT-USt 20 % (Reverse-Charge) | 2,00 € (geschuldet) |
| Vorsteuer-Abzug AT 20 % | –2,00 € |
| Effektive Belastung | 9,99 € |
AT-Kleinunternehmer (Schwelle 35.000 € ab 2025)
Reverse-Charge schuldest du trotzdem -- kannst aber die selbst geschuldete USt nicht als Vorsteuer abziehen. Heißt: Effektive Belastung 9,99 € + 2,00 € = 11,99 € pro Mietrate. Sprich vorher mit deinem Steuerberater über die Anmeldung der Reverse-Charge-USt beim Finanzamt.
Häufig gestellte Fragen
Wann darf ich Vorsteuer überhaupt abziehen?
Drei Voraussetzungen (§ 15 UStG): Du bist Regelunternehmer, die Leistung wird für dein Unternehmen bezogen, und du hast eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG. FPS-Rechnungen erfüllen Punkt 3 immer.
Was, wenn ich erst Kleinunternehmer war und mitten im Jahr wechsle?
Beim Wechsel zum Regelunternehmer ziehst du ab dem Wechseldatum Vorsteuer ab. Die Mieten der Vorperiode sind „verloren" (kein nachträglicher Abzug). Plane den Wechsel daher zu einem Quartalswechsel, wenn möglich.
Vorsteuer-Korrektur bei zu spätem Beleg?
Vorsteuerabzug ist periodenrein. Vergisst du einen Beleg, kannst du ihn in der nächsten Voranmeldung nachreichen -- solange die endgültige Jahres-USt-Erklärung noch nicht durch ist. Danach wird's schwierig.
Lohnt sich der Verzicht für mich als Soloselbstständige mit B2B-Kunden?
Wenn deine Kunden ausschließlich B2B sind und du jährlich mehrere hundert Euro Vorsteuer aus Eingangsrechnungen hast -- ja, in den meisten Fällen lohnt der Verzicht. Verwaltung: USt-Voranmeldung monatlich (im ersten Jahr Pflicht), danach quartalsweise. Dein Buchhaltungstool macht das automatisch.
Kann ich die Drucker-Miete in der USt-Voranmeldung anteilig kürzen, wenn der Drucker auch privat genutzt wird?
Ja. Bei gemischter Nutzung (Beispiel: 50 % privat) darfst du auch nur 50 % der Vorsteuer abziehen. Die andere Hälfte ist endgültig Aufwand (oder eben nicht abzugsfähig, wenn privat). Details im Homeoffice-Artikel.
Was, wenn ich umsatzsteuerlich befreit bin (Arzt, Heilberuf etc.)?
Heilberufe sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerbefreit -- du weist keine USt aus, ziehst aber auch keine Vorsteuer ab. Die Drucker-Miete kostet dich brutto, ähnlich wie beim Kleinunternehmer. Buchhalterisch komplett auf Aufwandskonto 4630/6815 brutto.
Wie bekomme ich die Vorsteuer aus der ZUGFeRD-E-Rechnung?
Moderne Buchhaltungstools (DATEV, sevDesk, lexoffice, Buchhaltungsbutler) lesen die XML der ZUGFeRD-Rechnung automatisch und legen den Vorsteuerposten richtig auf 1576/1406 ab. Du musst nichts manuell tippen. Mehr dazu in der Buchungsanleitung.
Was passiert, wenn FPS-Rechnungen anders aussehen sollten (ich brauch z.B. Nettorechnung für Reverse-Charge)?
Schreib uns kurz: info@fairprintsolutions.de. Wir stellen Rechnungen seit 2025 standardmäßig ZUGFeRD/XRechnung-konform aus. Für AT-Kunden im Reverse-Charge-Verfahren passen wir die Rechnung an (kein deutscher USt-Ausweis, Hinweis auf Steuerschuldumkehr).
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Stand Mai 2026. Kleinunternehmer-Schwellen 25.000 / 100.000 € ab 2025 (vorher 22.000 / 50.000 €). Bei Gesetzesänderungen prüf den aktuellen Stand.
Tobias Ludt ist Geschäftsführer der Fair Print Solutions GmbH. Er berät kleine Unternehmen in Deutschland und Österreich beim Thema Bürodrucker mieten — seit 2019, mit echten Zahlen, ohne Marketingblabla.
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