Kurz und klar: Die monatliche Drucker-Miete ist eine voll absetzbare Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 4 EStG. Du buchst sie auf Konto 4630 (SKR03) bzw. 6815 (SKR04) als „Miet- und Pachtaufwand für bewegliche Wirtschaftsgüter". Die Vorsteuer ziehst du sofort und vollständig ab (außer du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG). Keine AfA, keine GWG-Grenze, kein Aktivierungszwang -- anders als beim Kauf.
⚠️ Disclaimer: Dieser Artikel ist eine Hilfestellung für Selbstständige, GmbH-Geschäftsführer und Buchhalter. Er ersetzt keine Steuerberatung. Im Zweifel frag deinen Steuerberater oder die Hotline deines Buchhaltungstools (DATEV, sevDesk, lexoffice, Buchhaltungsbutler).
Warum die Drucker-Miete steuerlich anders behandelt wird als der Kauf
Beim Kauf wirst du Eigentümer. Das Finanzamt sagt: Das Gerät hat einen mehrjährigen Nutzen, also wird der Preis über die Nutzungsdauer verteilt (AfA = Abschreibung). Drucker stehen in der AfA-Tabelle mit 3 Jahren Nutzungsdauer. Heißt: Bei einem Kauf für 1.200 € setzt du jährlich 400 € ab -- und der Rest steht 2 Jahre lang als Anlagevermögen in der Bilanz.
Bei der Miete wirst du nie Eigentümer. Das Gerät ist nie Anlagevermögen. Die monatliche Miete ist eine laufende Betriebsausgabe -- wie Internet, Telefon oder Stromrechnung. Du setzt jeden Monat 100 % ab, sofort.
Tabelle: Kauf vs. Miete -- steuerlich verglichen
| Aspekt | Kauf (1.200 € Drucker) | Miete (9,99 €/Monat MFP) |
|---|---|---|
| Buchung 1. Jahr | Anlagevermögen aktivieren, AfA 400 € | 12 × 9,99 € = 119,88 € Betriebsausgabe |
| Steuerwirkung 1. Jahr (30 % Steuersatz) | –120 € (AfA) | –35,96 € (volle Miete) |
| Liquidität 1. Jahr | –1.200 € (sofort weg) | –119,88 € (verteilt) |
| Buchung 2.+3. Jahr | je 400 € AfA | je 119,88 € Miete |
| GWG-Frage (< 800 € netto) | Ja, relevant | Nein, irrelevant |
| Bilanzposten | Anlagevermögen | Kein Posten -- direkt GuV |
| Restwert / Verschleiß-Risiko | Du trägst es | FPS trägt es |
| Vorsteuerabzug | 19 % aus Kaufpreis sofort | 19 % aus jeder Mietrate |
| Bei Defekt | Reparaturkosten extra | Austausch im Mietpreis |
| Bei Kündigung / Verkauf | Restwert versteuern | Einfach Rückgabe |
Fazit: Mieten ist nicht „besser" oder „schlechter" als Kauf -- es ist anders. Wenn du Wert auf Liquidität, Flexibilität und null Anlagevermögens-Buchhaltung legst, ist die Miete steuerlich der einfachere Weg. Wenn du langfristig planst und Eigentum bevorzugst, ist der Kauf okay.
Wie buchst du die Drucker-Miete korrekt?
SKR03 (Standardkontenrahmen, oft im Handwerk und Mittelstand)
| Was | Konto SKR03 | Bezeichnung |
|---|---|---|
| Monatliche Mietrate (netto) | 4630 | Miet- und Pachtaufwand für bewegl. Wirtschaftsgüter |
| Vorsteuer 19 % | 1576 | Abziehbare Vorsteuer 19 % |
| Gegenkonto (Bank) | 1200 | Bank |
SKR04 (häufig in Freiberufler- und GmbH-Kanzleien)
| Was | Konto SKR04 | Bezeichnung |
|---|---|---|
| Monatliche Mietrate (netto) | 6815 | Miet- und Pachtaufwand für bewegl. Wirtschaftsgüter |
| Vorsteuer 19 % | 1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % |
| Gegenkonto (Bank) | 1800 | Bank |
Beispiel-Buchungssatz (SKR03, Brother MFC für 9,99 €/Monat netto)
4630 Miet- und Pachtaufwand bewegl. WG 9,99 € an
1200 Bank 11,89 €
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 1,90 €
In DATEV, sevDesk, lexoffice und Buchhaltungsbutler heißt der Belegtyp normalerweise „Mietrechnung" oder „Sonstige Aufwendungen". Im Buchungstext kannst du klar schreiben: „Drucker-Miete Fair Print Solutions, Vertrag #X, Monat MM/YYYY". Das macht spätere Prüfungen einfach.
Vorsteuerabzug -- die 19 %-Regel
Wenn du regelumsatzsteuerpflichtig bist (kein Kleinunternehmer), ziehst du die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer ab. Beispiel: 9,99 € netto + 1,90 € USt = 11,89 € brutto. Du zahlst 11,89 €, aber 1,90 € holst du dir vom Finanzamt zurück. Effektive Netto-Belastung: 9,99 €.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Bist du Kleinunternehmer (Vorjahresumsatz unter 22.000 €, laufendes Jahr voraussichtlich unter 50.000 € -- Stand 2024er Werte, ab 2025 gehoben auf 25.000 / 100.000 €), kannst du keine Vorsteuer abziehen. Du zahlst die vollen 11,89 € und buchst sie komplett auf Konto 4630/6815. Kein Vorsteuer-Posten.
Wichtig: Auch als Kleinunternehmer ist die Miete trotzdem voll als Betriebsausgabe absetzbar -- nur eben der Bruttobetrag.
Homeoffice: Drucker anteilig absetzen für Freiberufler und Soloselbstständige
Wenn dein Drucker gemischt genutzt wird (privat + beruflich), darfst du nur den beruflichen Anteil absetzen. Die Finanzämter akzeptieren in der Regel:
- 50 %, wenn du den Drucker nachweislich auch privat nutzt (kein separates Arbeitszimmer)
- 90–100 %, wenn der Drucker ausschließlich im häuslichen Arbeitszimmer steht und du das Arbeitszimmer steuerlich geltend machst
- 100 %, wenn der Drucker im Firmensitz steht und nicht zugleich im Privathaushalt
Faustregel der BFH-Rechtsprechung (BFH VI R 21/03): Mehr als 10 % private Nutzung ist tolerierbar -- bis ca. 50 % wird der berufliche Anteil anerkannt, darüber wird's eng. Bei einem Drucker in einer Anwaltskanzlei, Steuerkanzlei oder Arztpraxis ist die 100 %-Quote unstrittig -- da druckt niemand private Urlaubsfotos.
Beispiel Homeoffice-Anteil
Du bist Selbstständig im Homeoffice, kein separates Arbeitszimmer. Drucker-Miete 9,99 €/Monat = 119,88 €/Jahr.
- 50 % geschätzte berufliche Nutzung → 59,94 € als Betriebsausgabe absetzen
- 50 % privat → nicht absetzbar
- Vorsteuer anteilig: 50 % von 22,80 € = 11,40 € Vorsteuer
Im Zweifel: kurzes Nutzungsprotokoll führen (1 Woche Stichprobe), damit du im Prüfungsfall die Quote belegen kannst.
Die GWG-Grenze: Beim Mieten irrelevant
Beim Kauf gibt es das geringwertige Wirtschaftsgut (GWG) -- Anschaffungskosten bis 800 € netto (Stand 2024/2025) darfst du sofort voll absetzen statt über 3 Jahre abschreiben. Heißt: Ein günstiger Drucker für 600 € netto = sofort 600 € Betriebsausgabe.
Bei der Miete kommst du nie an die GWG-Frage heran. Es gibt kein Wirtschaftsgut in deinem Vermögen -- du mietest. Jede Mietrate ist sofort eine Betriebsausgabe. Du musst weder die 800-€-Grenze prüfen noch eine GWG-Liste führen.
Das ist der oft übersehene Vorteil der Miete: null Bilanzierungsaufwand. Kein Anlagenverzeichnis, kein Inventar, keine Abschreibungstabelle. Ideal für Soloselbstständige und kleine Praxen ohne eigene Buchhaltungsabteilung.
Toner und Verbrauchsmaterial separat buchen
Die Drucker-Miete enthält bei Fair Print Solutions nicht den Toner -- den bestellst du separat (zu –20 % auf den Idealo-Preis bei Top-Qualität). Buchhalterisch sauber gehört Toner auf ein eigenes Konto:
| SKR03 | SKR04 | Bezeichnung |
|---|---|---|
| 4985 | 6850 | Verbrauchsmaterial / Bürobedarf |
So siehst du in der BWA zwei Posten: „Drucker-Miete" als fixe Monatslast und „Toner-Verbrauch" als variable Verbrauchskost. Das hilft dir, die echten Druckkosten pro Seite zu berechnen -- und macht bei Steuerprüfungen einen sauberen Eindruck.
Beispielrechnung: Was bringt dir die Drucker-Miete wirklich steuerlich?
Szenario: Einzelunternehmer in der Werbeagentur, 30 % Grenzsteuersatz, regelumsatzsteuerpflichtig, mietet einen MFP für 9,99 €/Monat (= 119,88 €/Jahr netto).
| Position | Betrag |
|---|---|
| Mietkosten Jahr (netto) | 119,88 € |
| Vorsteuer-Rückerstattung | 22,78 € |
| Netto-Liquiditätsabfluss vor Steuer | 119,88 € |
| Einkommensteuer-Ersparnis (30 % auf 119,88 €) | –35,96 € |
| Effektive Belastung nach Steuern | 83,92 €/Jahr |
| Pro Monat effektiv | 6,99 € |
Heißt: Was auf der Rechnung als 9,99 € steht, kostet dich nach Steuer und Vorsteuer real 6,99 € pro Monat. Wenn du in höhere Steuersätze (35–42 %) rutschst, sinkt die Belastung weiter.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich die Drucker-Miete in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) angeben?
Ja. Trag sie in Zeile 49 EÜR ("Miet-/Pachtzinsen für bewegliche Wirtschaftsgüter") ein. Wenn du die Anlage EÜR über ELSTER/Buchhaltungstool füllst, übernimmt das Tool die Daten aus Konto 4630/6815 automatisch.
Kann ich die Drucker-Miete bei der Steuererklärung als Arbeitnehmer absetzen?
Nur in Ausnahmen. Als Angestellter kannst du Werbungskosten geltend machen -- aber Drucker-Miete für ein häusliches Arbeitszimmer wird vom Finanzamt streng geprüft. Häufig läuft das über die Homeoffice-Pauschale (6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr -- Stand 2024). Konkrete Werbungskosten für einen gemieteten Drucker im Homeoffice sind möglich, wenn du nachweisbar überwiegend beruflich nutzt und das Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner Tätigkeit ist. Im Zweifel: Steuerberater fragen.
Was, wenn ich GmbH-Geschäftsführer bin?
Die GmbH ist eigene Rechtsperson. Die Miete läuft auf die GmbH-Rechnung, die GmbH bucht sie auf Konto 4630/6815 als Betriebsausgabe. Vorsteuerabzug wie immer 19 %. Auswirkung auf den Gewinn der GmbH → niedrigere Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer. Für dich als Geschäftsführer steuerneutral.
Brauche ich für die Drucker-Miete eine bestimmte Rechnungsform?
Ja, eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG:
- Name und Anschrift Vermieter (Fair Print Solutions GmbH)
- Name und Anschrift Mieter
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Vermieters
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung („Drucker-Miete Modell X, Zeitraum MM/YYYY")
- Netto-Entgelt, Steuersatz, USt-Betrag, Brutto
FPS-Rechnungen erfüllen alle Anforderungen -- du kannst sie direkt in DATEV, sevDesk, lexoffice oder Buchhaltungsbutler einlesen. Seit 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) empfangen zu können; die Versand-Pflicht gilt gestaffelt bis 2028. FPS verschickt bereits standardmäßig als ZUGFeRD-PDF/A-3.
Wie verbuche ich den Toner-Versand?
Versandkosten bei Toner-Nachbestellung sind ebenfalls Betriebsausgabe -- Konto 4980 SKR03 / 6845 SKR04 ("Werkzeuge und Kleingeräte") oder zusammen mit dem Toner auf Konto 4985/6850. Du kannst auch einen separaten Versandkosten-Posten anlegen, das ist Geschmackssache.
Kann ich die Anzahlung einer Miete absetzen?
Bei FPS gibt es keine Anzahlung, keine Einmalgebühren. Du zahlst nur die monatliche Rate. Falls bei einem anderen Anbieter eine Anzahlung anfällt: Die musst du ggf. über die Mietlaufzeit verteilen (Rechnungsabgrenzungsposten). Frag in dem Fall deinen Steuerberater.
Was zählt überhaupt als „Drucker" für die AfA-Tabelle?
Nach AfA-Tabelle „Allgemeine Wirtschaftsgüter" (BMF): Drucker, Kopierer, Multifunktionsdrucker und Scanner haben eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 3 Jahren. Das gilt aber nur beim Kauf. Bei der Miete bist du nicht Eigentümer -- keine AfA notwendig.
Mein Drucker steht in einem gemischt genutzten Raum (Küche/Esszimmer) -- kann ich ihn trotzdem absetzen?
Ja, anteilig -- meistens 50 %. Die strikte Trennung „Arbeitszimmer als Mittelpunkt der Tätigkeit" gilt für die Raumkosten (Miete, Strom etc.). Einzelne Arbeitsmittel wie einen Drucker kannst du auch ohne separates Arbeitszimmer anteilig absetzen, sofern eine berufliche Nutzung plausibel ist. Bei einer 100 %-Quote sollte der Drucker im Firmensitz oder im klar abgegrenzten Arbeitszimmer stehen.
Was, wenn ich den Drucker mit Mitarbeitern teile?
Wenn die Mitarbeiter den Drucker beruflich nutzen, ist das vollständig Betriebsausgabe -- egal wie viele Leute ihn benutzen. Spannend wird's nur, wenn Mitarbeiter den Drucker privat nutzen dürfen (z. B. für Bewerbungsunterlagen). Dann kann das Finanzamt einen geldwerten Vorteil unterstellen -- bei 9,99 €/Monat aber praktisch nie ein Thema, weil die Bagatellgrenze (44 €/Monat Sachbezugsfreibetrag, ab 2022 → 50 €) deutlich höher liegt.
Lohnt sich die Miete oder der Kauf steuerlich besser?
Steuerlich nehmen sich Kauf und Miete über den Lebenszyklus wenig. Der eigentliche Unterschied ist Liquidität, Flexibilität und Bilanz-Aufwand. Miete: kein Kapital gebunden, kein Anlagenverzeichnis, kein Restwert-Risiko. Kauf: Eigentum, Wertverlust, Reparaturen auf eigene Kappe.
Wenn du knappes Eigenkapital hast oder dich nicht 3 Jahre an ein Gerät binden willst -- Miete steuerlich genauso gut, operativ deutlich besser.
Was du jetzt konkret tun kannst
- Beleg sammeln -- Die FPS-Monatsrechnung im DATEV-Format, als PDF oder ZUGFeRD-E-Rechnung herunterladen.
- Buchung anlegen -- In deinem Buchhaltungstool: Beleg auf Konto 4630 (SKR03) oder 6815 (SKR04) buchen. Vorsteuer 19 % separat.
- Vertragsdaten ablegen -- Mietvertrag und Auftragsbestätigung im Buchhaltungsordner ablegen. Bei Prüfungen will das Finanzamt den Vertrag sehen.
- In EÜR / GuV übernehmen -- Beim Jahresabschluss in Anlage EÜR Zeile 49 (Einzelunternehmer/Freiberufler) oder als Aufwand in der GuV (GmbH).
- Steuerberater informieren -- Sag ihm beim ersten Mal Bescheid: „Wir mieten jetzt unseren Drucker, keine AfA mehr". Damit er die Anlage entsprechend pflegt.
Brauchst du einen mietbaren Drucker mit sauberer Rechnung?
Wir liefern in Deutschland und Österreich in 2–4 Werktagen. Monatlich kündbar, keine Einmalkosten, ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG und seit 2025 auch als ZUGFeRD-E-Rechnung -- direkt in deine Buchhaltung importierbar.
Reiner Drucker ab 4,99 €/Monat. Multifunktionsdrucker ab 9,99 €/Monat. A3-Premium ab 29,99 €/Monat.
Schreib uns kurz: info@fairprintsolutions.de oder ruf an: +49 40 / 22632652.
Ehrlicher Hinweis: Wir helfen Unternehmen mit mindestens 350 Druckseiten/Monat. Drunter lohnt sich aus deiner Sicht ein Kauf eher -- das sagen wir auch klar.
Stand: Mai 2026. Werte (GWG-Grenze, Kleinunternehmer-Schwellen, Konten) entsprechen Bundesfinanzministerium-Vorgaben 2024/2025. Bei Gesetzesänderungen prüfst du am besten beim BMF oder über deinen Steuerberater.
Tobias Ludt ist Geschäftsführer der Fair Print Solutions GmbH. Er berät kleine Unternehmen in Deutschland und Österreich beim Thema Bürodrucker mieten — seit 2019, mit echten Zahlen, ohne Marketingblabla.
Mehr über uns