Drucker Anbieter wechseln: So läuft das wirklich ab (ohne Stress)

Du willst deinen Drucker-Anbieter wechseln, weißt aber nicht genau, wo du anfangen sollst? Kein Problem. Ich erklär dir den Ablauf Schritt für Schritt. Klar, ohne Fachchinesisch. Ich sehe das bei meinen Kunden ständig: Die sitzen seit Jahren bei einem Anbieter, zahlen zu viel, ärgern sich regelmäßig, aber trauen sich den Wechsel nicht. Dabei ist er meistens einfacher als gedacht.

Wann lohnt sich ein Wechsel überhaupt?

Mal ehrlich: Nicht jedes Bauchgrummeln ist ein Grund, sofort den Anbieter zu tauschen. Aber es gibt Signale, die du nicht ignorieren solltest. Ich hab die häufigsten mal zusammengefasst.

Diese Warnsignale solltest du ernst nehmen

• Du zahlst mehr, als du dachtest. Versteckte Kosten für Wartung, Toner oder "Servicepauschalen" stapeln sich.
• Der Support lässt dich hängen. Tagelang auf Rückmeldung warten, während der Drucker steht.
• Dein Vertrag läuft ewig. 36 oder 48 Monate Bindung, kein Raus vor Ende der Laufzeit.
• Das Gerät passt nicht mehr. Dein Druckvolumen hat sich verändert, aber das Modell nicht.
• Toner ist teuer oder kompliziert. Mindestbestellmengen, lange Lieferzeiten, unklare Konditionen.

Erkennst du dich da wieder? Dann lies weiter.

Und wann lohnt sich der Wechsel eher nicht?

Wenn du noch mitten in einer Vertragslaufzeit steckst und Kündigungsgebühren drohen, solltest du erst nachrechnen. Ein Wechsel kostet kurzfristig manchmal mehr als er spart. Schau genau hin. Dazu kommen wir gleich.

Übrigens: Laut einer druckerchannel.de-Analyse landen viele KMU in ungünstigen Drucker-Verträgen, weil der Anbieter beim Abschluss nicht transparent über Folgekosten informiert hat. Das ist leider kein Einzelfall.

Schritt 1: Aktuellen Vertrag prüfen

Bevor du irgendwas unterschreibst oder kündigst: raus mit dem Vertrag. Staubige Schublade, E-Mail-Anhang, irgendwo im Kundenportal. Such ihn. Wirklich.

Das musst du im Vertrag checken

• Laufzeit und Kündigungsfrist: Wie lange bist du noch gebunden? Wie lange vor Ablauf musst du kündigen?
• Rückgabebedingungen: Muss das Gerät in einem bestimmten Zustand sein? Wer trägt die Versandkosten?
• Restkosten: Gibt es eine Abschlusszahlung, wenn du vorher rauswillst?
• Eigentumsrecht: Ist das Gerät gemietet, geleast oder hast du es auf Raten gekauft? Das macht einen riesigen Unterschied.

Wichtig: Bei echtem Leasing bist du oft deutlich länger gebunden als bei Miete. Miete und Leasing klingen ähnlich, sind aber rechtlich ganz verschieden. Bei Miete kannst du kündigen. Bei Leasing bist du drin, bis der Vertrag endet. Und das kann teuer werden.

Was wenn noch Laufzeit übrig ist?

Das kommt vor. Mein Tipp: Ruf einfach beim Anbieter an und frag, was ein vorzeitiger Ausstieg kostet. Manche Anbieter sind kulanter als du denkst. Manche nicht. Dann musst du abwägen: Lohnt sich der Wechsel trotz Ablösekosten oder wartest du bis zum Vertragsende?

Ich hatte letzte Woche einen Kunden, Steuerberatungsbüro, fünf Mitarbeiter. Der saß in einem Vertrag mit noch 14 Monaten Restlaufzeit. Ablöse: rund 400 Euro. Gleichzeitig hat er bei seinem alten Anbieter jeden Monat knapp 90 Euro zu viel gezahlt, grob gerechnet. Unterm Strich: Der Wechsel hat sich trotzdem gelohnt. Aber du musst halt rechnen.

Schritt 2: Den richtigen neuen Anbieter finden

Jetzt kommt die eigentliche Arbeit. Und hier machen die meisten Fehler. Nicht weil sie unklug sind, sondern weil Angebote oft verwirrend gestrickt sind.

Worauf du beim Vergleich achten solltest

• Gesamtkosten, nicht nur Grundpreis. Was kostet Toner, was kostet Service, was kostet die Rückgabe? Der monatliche Grundpreis ist manchmal Lockvogel.
• Vertragslaufzeit. Gibt es eine Mindestlaufzeit? Kannst du monatlich kündigen?
• Servicemodell. Kommt jemand zu dir hin oder läuft alles remote? Beide Modelle haben Vor- und Nachteile.
• Gerätequalität. Neugerät oder Gebrauchtgerät? Beides kann gut sein, solange es transparent kommuniziert wird.
• Lieferzeit. Wie schnell hast du das Gerät bei dir?

Miete vs. Leasing: Kurz erklärt

Das verwechseln Kunden wirklich oft. Deswegen kurz und klar:

Mehr zu dem Thema findest du auch auf unserer Seite zu Drucker Leasen, wo wir das nochmal ausführlich aufschlüsseln.

Gerade für kleine Unternehmen und Selbständige, die schnell reagieren müssen, ist Miete fast immer die sinnvollere Wahl. Kein Kapital blockieren, keine Bindung, kein Risiko.

Schritt 3: So läuft der Wechsel konkret ab

Okay, Vertrag geprüft, neuen Anbieter gefunden. Was jetzt?

Der typische Ablauf Schritt für Schritt

1. Kündigung beim alten Anbieter einreichen. Am besten schriftlich, mit Eingangsbestätigung. Frist beachten.
2. Neues Gerät beantragen. Beim neuen Anbieter Anfrage stellen, Gerät auswählen, Angebot prüfen.
3. Bonitätsprüfung durchlaufen. Das ist bei seriösen Anbietern Standard vor Vertragsabschluss. Kein Grund zur Sorge, aber damit rechnen.
4. Vertrag unterschreiben. Nochmal alles lesen. Wirklich.
5. Lieferung und Einrichtung. Gerät kommt an, wird angeschlossen und ins Netzwerk integriert.
6. Altes Gerät zurückschicken. Verpacken, Rücksendelabel nutzen, ab damit.

Der Punkt mit der Bonitätsprüfung überrascht manche. Aber das ist ganz normal, genauso wie beim Handy-Vertrag oder bei einer neuen Geschäftskonto-Eröffnung. Kein seriöser Anbieter schickt dir einfach ein Gerät ohne das zu prüfen.

Und was ist mit der Lücke dazwischen?

Das fragen mich Kunden oft: "Was ist, wenn ich ein paar Tage ohne Drucker bin?" Stimmt, das kann passieren. Mein Tipp: Lieferung des neuen Geräts so planen, dass du es schon hast, bevor das alte zurückgeht. Viele Anbieter, wir eingeschlossen, liefern in der Regel innerhalb von 2 bis 4 Tagen. Also einfach ein bisschen vorausplanen.

Laut BSI solltest du beim Gerätewechsel außerdem darauf achten, dass auf dem alten Drucker keine gespeicherten Daten (z.B. Scan-Protokolle oder gespeicherte WLAN-Passwörter) hinterlassen werden. Den internen Speicher vor der Rückgabe zurücksetzen ist Pflicht.

IT-Integration: Was musst du selbst erledigen?

Das ist ein Punkt, den viele unterschätzen. Ein neuer Drucker muss ins Netzwerk. Bei einfachen Setups, einfach per LAN oder WLAN anschließen, Treiber installieren, fertig. Aber wenn du Funktionen wie Scan-to-Mail (SMTP) nutzen willst oder der Drucker ins Active Directory soll, wird es etwas aufwendiger. Da brauchst du jemanden, der das einrichtet. Bei uns gibt es dafür einen externen IT-Partner, erreichbar per TeamViewer, für 49,90€ pro 30 Minuten. Nicht teuer für das, was der leistet.

Schritt 4: Nach dem Wechsel – was jetzt wichtig ist

Neues Gerät läuft. Altes ist weg. Und jetzt?

Das solltest du direkt nach dem Wechsel erledigen

• Treiber auf allen Rechnern aktualisieren. Jeder im Büro muss den neuen Drucker auch wirklich nutzen können.
• Scan-Einstellungen prüfen. Scan-to-Mail, Ordnerfreigaben, alles neu einrichten.
• Alten Anbieter formal bestätigen lassen. Rückgabe quittieren lassen, damit keine offenen Forderungen entstehen.
• Toner-Vorrat checken. Was ist beim alten Anbieter über? Passt das auf den neuen Drucker? Meistens nicht.
• Buchhaltung aktualisieren. Neues SEPA-Lastschriftmandat, neue Rechnungsadresse, neue monatliche Rate eintragen.

Übrigens: Toner bestellst du bei uns direkt. Kein Mindestbestellwert, immer 20% unter Idealo-Preis, Qualität ist top. Das ist ein echtes Plus im Alltag, weil du einfach nachbestellst wenn's nötig ist. Ohne Stress, ohne Mindestmenge.

Was wenn das neue Gerät mal Probleme macht?

Kurz gesagt: kein Stress. Bei uns gibt es eine lebenslange Garantie. Defekt? Das Gerät wird ausgetauscht. Du schickst es zurück, kriegst ein Ersatzgerät. Kosten: null. Und auch wenn du das Gerät am Ende der Mietzeit defekt zurückschickst, ist das kein Problem. Kein Feilschen, keine Gutachten, kein Theater. Das Ding kommt wie es ist zurück.

Unser 48h Service-Versprechen gilt dabei genauso. Du meldest ein Problem, wir kümmern uns. App geht rund um die Uhr, Telefon werktags von 10 bis 15 Uhr.

Wenn du wissen willst, welche Modelle aktuell bei uns verfügbar sind, schau einfach auf unsere Drucker-Übersicht. Dort findest du alle aktuellen Geräte, von Einzel-Laserdruckern bis zu Multifunktionsgeräten. Und unser Drucker-Finder hilft dir, das passende Modell für deinen Bedarf zu finden.

Falls du in einer Kanzlei, Arztpraxis oder einem Handwerksbetrieb arbeitest: Wir haben eigene Branchenseiten, die genau auf eure Anforderungen eingehen. Einfach mal reinschauen unter fairprintsolutions.de/branchen.

Häufige Fragen

Wie läuft der Wechsel des Drucker-Anbieters konkret ab?

Erst alten Vertrag kündigen (schriftlich, Frist beachten), dann neuen Anbieter kontaktieren, Angebot prüfen, Bonitätsprüfung durchlaufen und Vertrag unterschreiben. Neues Gerät wird geliefert, altes geht zurück. Bei guter Planung gibt es keine Lücke — neues Gerät bestellen, bevor das alte abläuft.

Kann ich meinen Drucker-Vertrag jederzeit kündigen?

Das hängt vom Vertragstyp ab. Bei Leasing bist du meist 24 bis 48 Monate gebunden. Bei Miete ohne Mindestlaufzeit, wie bei Fair Print Solutions, kannst du jederzeit kündigen. Schau in deinen Vertrag: Steht dort eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist, muss die eingehalten werden.

Was ist der Unterschied zwischen Drucker mieten und Drucker leasen?

Miete heißt: keine Mindestlaufzeit, jederzeit kündbar, Gerät bleibt beim Anbieter. Leasing heißt: feste Laufzeit von meist 24 bis 48 Monaten, bilanziell relevant, kaum Flexibilität. Für kleine Unternehmen ist Miete fast immer die bessere Wahl, weil kein Kapital gebunden wird und kein Risiko entsteht.

Was passiert mit meinen Daten auf dem alten Drucker?

Wichtig: Vor der Rückgabe den internen Speicher zurücksetzen. Moderne Drucker speichern Scandaten, WLAN-Zugangsdaten und weitere Informationen. Einfach im Geräte-Menü unter 'Werkseinstellungen zurücksetzen' gehen oder beim Anbieter nachfragen, wie das bei deinem Modell geht.

Wie schnell bekomme ich ein neues Gerät nach dem Wechsel?

Bei Fair Print Solutions liefern wir in der Regel innerhalb von 2 bis 4 Werktagen, deutschlandweit und kostenlos. Damit du keine Lücke hast, empfehlen wir: Neues Gerät bestellen, sobald die Kündigung beim alten Anbieter raus ist. So hast du das neue Gerät, bevor du das alte zurückschickst.

Muss ich beim neuen Drucker-Anbieter eine Bonitätsprüfung durchlaufen?

Ja, das ist Standard. Seriöse Anbieter prüfen vor Vertragsabschluss die Bonität — ähnlich wie bei einem Handy-Vertrag oder Geschäftskonto. Das läuft schnell und unkompliziert. Kein Grund zur Sorge, aber du solltest damit rechnen und es einplanen.