Direktantwort: Die GWG-Grenze von 800 € netto (§ 6 Abs. 2 EStG) erlaubt dir, einen gekauften Drucker bis zu diesem Preis sofort und voll als Betriebsausgabe abzusetzen statt über 3 Jahre abzuschreiben. Bei der Drucker-Miete ist die Frage komplett irrelevant -- du wirst nie Eigentümer, jede Mietrate ist sofort Aufwand, kein Anlagevermögen, keine AfA, kein GWG-Verzeichnis.
⚠️ Keine Steuerberatung -- Hilfestellung für die Buchhaltung. Im Zweifel frag deinen Steuerberater.
Was ist ein GWG?
Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein bewegliches, abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, das selbstständig nutzbar ist und dessen Anschaffungskosten 800 € netto nicht übersteigen (§ 6 Abs. 2 EStG, Stand 2024/2025).
Die GWG-Regel ist eine Vereinfachung: Statt das Gerät über die normale Nutzungsdauer (3 Jahre für Drucker laut AfA-Tabelle) abzuschreiben, darfst du den ganzen Anschaffungspreis im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe absetzen. Das spart Buchhaltungsaufwand und beschleunigt die Steuerwirkung.
Drei Wege bei Drucker-KAUF (alle nicht relevant bei Miete)
Weg 1: GWG-Sofortabschreibung (bis 800 € netto)
Drucker für 600 € netto gekauft. Buche 6920 (SKR04) / 4855 (SKR03) -- Sofortabschreibung GWG über 600 €. Fertig. Volles Jahres-Steuerwirksam.
Weg 2: Sammelposten / Pool-Abschreibung (250 € bis 1.000 € netto)
Statt einzelner GWG-Behandlung darfst du Anschaffungen zwischen 250 und 1.000 € netto in einem Sammelposten verbuchen -- der wird über 5 Jahre linear abgeschrieben. Klingt umständlich, kann aber Sinn ergeben wenn du viele Posten in dieser Spanne hast.
Achtung Wahlrecht: Pro Wirtschaftsjahr musst du dich für GWG (bis 800 €) oder Sammelposten (250–1.000 €) entscheiden -- Mischbetrieb beider Methoden ist nicht erlaubt.
Weg 3: Reguläre Abschreibung (über 800 € netto)
Drucker für 1.200 € netto: über 3 Jahre Nutzungsdauer abschreiben, jährlich 400 € Aufwand. Restbuchwert steht 2 Jahre als Anlagevermögen in der Bilanz.
Tabellenvergleich: Drucker für 600 € kaufen vs 9,99 €/Monat mieten
| Aspekt | Kauf 600 € netto (GWG) | Miete 9,99 €/Monat |
|---|---|---|
| Liquidität Tag 1 | –600 € sofort | –11,89 € (brutto) |
| Betriebsausgabe Jahr 1 | 600 € voll | 119,88 € |
| Steuerwirkung Jahr 1 (30 %) | –180 € | –35,96 € |
| Restbuchwert nach Jahr 1 | 0 € (vollabgeschrieben) | -- |
| Wertverlust trägt | Du | FPS |
| Defekt-Reparatur | Du zahlst | Im Mietpreis |
| GWG-Verzeichnis pflegen | Ja (§ 6 Abs. 2 EStG) | Nein |
| Anlagenverzeichnis | Optional | Nein |
| Bilanzposten | Anlagevermögen 0 nach Jahr 1 | Kein Posten |
| Nach 3 Jahren Gerät weg | Selbst entsorgen / verkaufen | Einfach Rückgabe |
Steuerlich spart der Kauf im ersten Jahr 144 € mehr (180 € statt 36 €). Operativ kostet er aber 588 € mehr Liquidität (600 € statt 12 €) und du sitzt 3 Jahre lang auf einem Gerät, das du selbst warten musst. Das ist die Abwägung.
Wann lohnt sich der Kauf bis 800 € wirklich?
Drei klare Szenarien für den Kauf:
- Du hast Eigenkapital übrig, willst es ausgeben um die Steuerlast im Jahresende zu senken -- und das Gerät wird tatsächlich 3+ Jahre genutzt.
- Du druckst wenig (unter 350 Seiten/Monat) -- dann lohnt sich die FPS-Miete nicht (das ist unsere harte Untergrenze) und der Kauf ist die bessere Wahl.
- Du brauchst ein Standardgerät, das du dauerhaft besitzen und ggf. selbst entsorgen willst.
Wann ist die Miete der bessere Weg?
Die Miete passt, wenn mindestens einer dieser Punkte stimmt:
- Kein Kapital binden -- Liquidität ist wichtiger als Steuerersparnis im ersten Jahr.
- Druckvolumen über 350 Seiten/Monat -- Mietkostenstruktur schlägt Kauf + Verschleiß auf 3-Jahres-Sicht häufig.
- Du willst flexibel bleiben -- Aufstockung, Wechsel, Kündigung jederzeit ohne Restwert-Risiko.
- Keine Wartung selbst -- Defekt geht zurück, FPS schickt Austausch innerhalb 48 h.
- Keine Bilanzhausarbeit -- kein Anlagenverzeichnis, kein GWG-Pool, kein Wahlrecht.
Sonderfall: Drucker UND Multifunktionsgerät -- selbstständig nutzbar?
GWG verlangt selbstständige Nutzbarkeit. Ein typischer Bürodrucker oder Multifunktionsdrucker erfüllt das (er funktioniert ohne weitere Geräte). Frag im Zweifel deinen Steuerberater -- das ist Einzelfall-Beurteilung.
Hinweis: FPS vermietet ausschließlich Laser- und Multifunktionsdrucker im A4- und A3-Format. Plotter, Etikettendrucker, Tintenstrahler oder mobile Drucker gehören nicht zum Sortiment.
Beispielrechnung: 3-Jahres-Vergleich
Du brauchst einen Multifunktionsdrucker. Druckvolumen ~600 Seiten/Monat = 7.200/Jahr.
| Position | Kauf 600 € + Toner+Wartung selbst | FPS Miete 9,99 €/Monat |
|---|---|---|
| Anschaffung | 600 € sofort | 0 € |
| 36 Monate Gerätekosten | 600 € (gilt voll im Jahr 1) | 359,64 € verteilt |
| Toner 3 Jahre (Schätzung) | 450–600 € (Vollpreis Idealo) | 360–480 € (–20 %) |
| Wartung / Defektrisiko | 0–300 € (je nach Pech) | 0 € (Austausch inkl.) |
| Restwert nach 3 Jahren | ca. 50–150 € (Gebrauchtmarkt) | 0 € (Rückgabe) |
| Steuervorteil (30 % über 3 J.) | 195–270 € | 247 € |
| Cashflow effektiv 3 Jahre | ~860–1.080 € | ~720–840 € |
Annahmen: Toner-Preise FPS –20 % Idealo, Wartungs-Pannenrate 50 % bei Eigenkauf bei 3+ Jahren Nutzung. Konkrete Zahlen schwanken je nach Modell und Nutzung.
Die Miete liegt fast immer im günstigeren Bereich, weil Toner und Defektrisiko mit drin sind -- und du keine 600 € auf einmal stemmen musst.
Häufig gestellte Fragen
Ist die GWG-Grenze von 800 € netto oder brutto?
Netto. Die Vorsteuer ist nicht Teil der Anschaffungskosten (sofern abzugsfähig). Heißt: Drucker für 949 € brutto (= 797,48 € netto + 151,52 € USt) liegt knapp unter der Grenze und ist GWG-fähig.
Was ist mit der neuen GWG-Grenze 1.000 €?
Diskutiert wurde mehrfach eine Anhebung von 800 auf 1.000 €. Stand 2024/2025: GWG-Grenze bleibt bei 800 € netto. Der Sammelposten geht bis 1.000 €. Bei künftigen Reformen prüf den aktuellen Stand beim BMF oder bei deinem Steuerberater.
Kann ich GWG und Miete im selben Jahr kombinieren?
Ja, das sind getrennte Sachverhalte. Du kannst zum Beispiel einen kleinen Schwarzweiß-Drucker für 250 € als GWG sofort absetzen UND gleichzeitig einen FPS-MFP für 9,99 €/Monat mieten. Buchhaltung führt beide getrennt.
Bei Sammelposten -- kann ich einen Drucker später aus dem Pool nehmen?
Nein. Sammelposten werden starr 5 Jahre linear abgeschrieben, auch wenn ein einzelnes Gerät zwischendurch ausfällt oder veräußert wird. Das ist der Preis der Vereinfachung -- und ein Argument für die Miete, wenn dein Geräte-Mix dynamisch ist.
Lohnt ein Kauf unter 250 € (sofort absetzbar ohne GWG-Verzeichnis)?
Anschaffungen bis 250 € netto sind sofortige Betriebsausgaben ohne Verzeichnispflicht (§ 6 Abs. 2 S. 1 EStG). Aber: Ein Drucker für unter 250 € ist meistens privater Inkjet -- für ein Büro mit >350 Seiten/Monat ungeeignet. Praxisrelevanz gleich null.
Was ist mit der Vereinfachungsregelung bis 250 € (ohne Bestandsverzeichnis)?
Anschaffungen unter 250 € netto sind nicht nur sofortabschreibbar, sondern auch nicht eintragspflichtig in einem GWG-Verzeichnis. Spart dir Verwaltung -- gilt aber praktisch nur für sehr kleine Geräte (Tacker, Stempel, etc.), nicht für Drucker.
Was, wenn ich die Drucker-Miete später kaufe?
FPS verkauft keine Mietgeräte. Wir bleiben Eigentümer, du bleibst Mieter. Andere Anbieter bieten manchmal Kaufoptionen am Ende -- das ist dann steuerlich ein Kauf im Anschaffungsjahr (mit dann ggf. GWG-Behandlung bis 800 €).
Brauche ich ein GWG-Verzeichnis wenn ich nur miete?
Nein. Kein Eigentum = kein GWG = kein Verzeichnis. Spart dir bei der Steuererklärung pro Jahr ca. 10–30 Minuten Verwaltung.
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Stand Mai 2026. GWG-Grenze 800 € netto, Sammelposten 250–1.000 € -- Werte aus § 6 Abs. 2 EStG. Bei Gesetzesänderungen prüf den aktuellen Stand.
Tobias Ludt ist Geschäftsführer der Fair Print Solutions GmbH. Er berät kleine Unternehmen in Deutschland und Österreich beim Thema Bürodrucker mieten — seit 2019, mit echten Zahlen, ohne Marketingblabla.
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