Drucker-Miete als Betriebsausgabe buchen: Schritt-für-Schritt in DATEV, sevDesk, lexoffice

Direktantwort: Drucker-Miete buchst du auf Konto 4630 (SKR03) bzw. 6815 (SKR04) als „Miet- und Pachtaufwand für bewegliche Wirtschaftsgüter". Die 19 % Vorsteuer kommt auf 1576 (SKR03) bzw. 1406 (SKR04). Gegenkonto ist die Bank. Toner buchst du separat auf 4985 / 6850. Belegtyp in DATEV/sevDesk/lexoffice ist „Mietrechnung" oder „Sonstige Aufwendungen".

⚠️ Keine Steuerberatung -- Hilfestellung für die Buchhaltung. Bei Sonderkonstellationen frag deinen Steuerberater oder die Hotline deines Buchhaltungstools.

Der Standard-Buchungssatz

Die monatliche Drucker-Miete von FPS landet in deiner Gewinn- und Verlust-Rechnung als laufender Aufwand. Anders als beim Kauf gibt es kein Anlagevermögen, keine Abschreibung über drei Jahre, kein GWG-Spiel. Du buchst sofort und voll.

SKR03 (häufig im Handwerk und Mittelstand)

4630 Miet- und Pachtaufwand bewegl. WG    9,99 €   an
1200 Bank                                11,89 €
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %            1,90 €

SKR04 (häufig in Freiberufler- und GmbH-Kanzleien)

6815 Miet- und Pachtaufwand bewegl. WG    9,99 €   an
1800 Bank                                11,89 €
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 %            1,90 €

Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG fällt der Vorsteuer-Posten weg -- du buchst den Bruttobetrag direkt auf Konto 4630/6815. Details dazu im Vorsteuer-Artikel für Kleinunternehmer.

Toner separat auf das Verbrauchsmaterial-Konto

FPS-Toner kommt nicht im Mietpreis -- du bestellst nach Bedarf nach (zu –20 % auf den Idealo-Preis bei Top-Qualität). In der Buchhaltung gehört das auf ein eigenes Konto:

SKR03	SKR04	Bezeichnung
4985	6850	Werkzeuge und Kleingeräte / Verbrauchsmaterial

So liest du in der BWA zwei sauber getrennte Posten: „Drucker-Miete" als fixe Monatslast und „Toner-Verbrauch" als variable Verbrauchskost. Hilft dir beim Berechnen der echten Druckkosten pro Seite und macht bei Steuerprüfungen einen aufgeräumten Eindruck.

Tool-für-Tool-Anleitung

DATEV Unternehmen online / DATEV Mittelstand

Beleg per Drag-and-Drop oder Mail-Upload ins Belegarchiv ziehen.
Buchungssatz vorschlagen lassen -- DATEV erkennt FPS-Rechnungen automatisch über USt-IdNr.
Konto auf 4630 (oder 6815 bei SKR04) setzen, Steuerschlüssel 9 (19 % Vorsteuer).
Buchungstext: „Drucker-Miete FPS, Vertrag #X, Monat MM/YYYY".
Freigeben und ins Hauptbuch übernehmen.

Bei DATEV ZUGFeRD-Belegen (E-Rechnungen) erkennt das System Betrag, Steuersatz und Lieferantendaten direkt aus der XML -- du musst nur noch das Konto bestätigen.

sevDesk

Rechnung als PDF oder ZUGFeRD-XML in „Belege → Eingangsrechnungen" hochladen.
Im Beleg-Editor unter „Buchungskategorie" → Miete und Leasing für bewegliche Wirtschaftsgüter wählen (sevDesk mappt das automatisch auf 4630/6815).
Vorsteuer 19 % wird automatisch erkannt -- bei Kleinunternehmern weglassen.
Bezahlt-Status setzen, sobald die Lastschrift auf dem Kontoauszug erscheint.

lexoffice

Eingangsrechnung über „Belege → Rechnungen erfassen" anlegen oder per E-Mail an deine lexoffice-Mailbox weiterleiten.
Kategorie: Miete für bewegliche Sachen (4630/6815).
Umsatzsteuer 19 % automatisch.
Bei einem Dauer-Lieferanten lohnt sich, das Konto für FPS als Standard zu speichern -- spart bei jeder Monatsrechnung 30 Sekunden.

Buchhaltungsbutler

Beleg hochladen, OCR liest Daten aus.
Vorschlag prüfen: Konto 4630, Steuersatz VST 19 %, Bank gegenkontiert.
Regel anlegen: „Wenn Lieferant = Fair Print Solutions → immer Konto 4630 + VST 19 %" -- danach läuft jede Folgemonatsrechnung automatisch durch.

E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung) seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 sind im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen Pflicht (Wachstumschancengesetz). FPS-Rechnungen kommen wahlweise als ZUGFeRD-PDF/A-3 oder XRechnung -- beide enthalten eine eingebettete XML mit allen Beleg-Daten.

Praktische Auswirkung: Du brauchst die Beträge nicht mehr abtippen oder per OCR scannen. DATEV, sevDesk, lexoffice und Buchhaltungsbutler lesen die XML direkt aus und füllen den Buchungssatz automatisch. Spart pro Beleg ca. 1–2 Minuten und vermeidet Tippfehler.

Häufige Fehler beim Buchen

Fehler	Konsequenz	So vermeidest du's
Miete auf Anlagevermögen buchen	Bilanzfehler, falsche AfA	Nie auf 0210/0300 SKR03 -- immer 4630
Vorsteuer vergessen als Kleinunternehmer	Falsche USt-Voranmeldung	§19-Status im Tool hinterlegen
Toner-Versand auf Miete-Konto	Aufwand falsch zugeordnet	Toner immer auf 4985/6850
Brutto statt Netto auf Aufwandskonto	Vorsteuer geht verloren	Beleg-Editor erkennt Steuer automatisch
Beleg nur per E-Mail im Posteingang	Verloren bei Wechsel	Sofort in Buchhaltung importieren
Kein eindeutiger Buchungstext	Schwierige Prüfung Jahre später	„FPS, Vertrag #X, MM/YYYY"

Konkrete Beispielrechnung 1 Jahr

Einzelunternehmer, regelumsatzsteuerpflichtig, Multifunktionsdrucker für 9,99 €/Monat netto.

Position	Wert
Mietaufwand Jahr (4630/6815)	119,88 €
Vorsteuer Jahr (1576/1406)	22,78 €
Bank-Abfluss Jahr	142,66 €
Toner-Verbrauch (geschätzt) (4985/6850)	80–150 €
Gesamt Aufwand für Druckbetrieb	ca. 200–270 € / Jahr

Bei Steuersatz 30 % spart das ca. 60–80 € Steuern -- die effektive Belastung sinkt entsprechend.

Häufig gestellte Fragen

Auf welches Konto buche ich die FPS-Versandkosten?

FPS liefert in Deutschland kostenfrei. In Österreich kann ein Versandbetrag anfallen -- buche den auf 4980 (SKR03) / 6845 (SKR04) als „Werkzeuge und Kleingeräte" oder zusammen mit dem Toner auf 4985/6850.

Was, wenn ich den Drucker mitten im Monat bekomme?

FPS rechnet anteilig ab dem Liefertermin ab. Du buchst den anteiligen Mietbetrag exakt wie sonst -- Konto und Steuerschlüssel identisch.

Wie buche ich, wenn ich von Kauf auf Miete umsteige?

Den alten Kaufdrucker hast du in der Anlagenbuchhaltung. Bei Außerbetriebnahme buchst du den Restbuchwert auf 6920 SKR03 / 4855 SKR04 („Anlagenabgang") oder verkaufst ihn (erlöswirksam). Die neue Miete startet sauber ohne Bezug zum Altgerät -- getrennte Vorgänge.

Muss ich für jeden Monat einen Beleg in die Buchhaltung importieren?

Ja. Jede Monatsrechnung ist ein eigener Beleg. Bei einer Dauerregel im Buchhaltungstool dauert das ca. 30 Sekunden pro Monat. Alternative: SEPA-Lastschrift einrichten -- der Bankeinzug-Verlauf reicht als Zahlungsnachweis, du brauchst aber trotzdem die monatlichen Rechnungen als Belege.

Wir sind eine GmbH -- wo bucht der Gesellschafter-Geschäftsführer den Drucker?

Die GmbH bucht alles. Konto 4630/6815 als Aufwand, Vorsteuer 19 %, Bank gegenkontiert. Der GF-Privathaushalt hat damit nichts zu tun (außer der Drucker steht im häuslichen Arbeitszimmer des GF -- dann ggf. anteilige private Mitnutzung versteuern, siehe Homeoffice-Anteil).

Was steht am besten im Buchungstext?

Empfehlung: „Drucker-Miete FPS, Vertrag #1234, Monat 03/2026". So findest du bei jeder späteren Prüfung sofort den Beleg, den Vertrag und den Abrechnungsmonat. Schlechte Buchungstexte sind das häufigste Ärgernis bei Betriebsprüfungen.

Brauche ich eine Inventarliste für gemietete Drucker?

Nein -- Mietgeräte sind nicht dein Eigentum, gehören nicht ins Anlagenverzeichnis. Du brauchst aber den Vertrag und die laufenden Rechnungen für eine Steuerprüfung. Leg sie im Lieferantenordner ab.

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Stand Mai 2026. Konten beziehen sich auf DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04. Bei Abweichungen im individuellen Kontenrahmen frag deinen Steuerberater.