Kennst du das? Du kaufst einen Drucker, drei Monate später streikt er — weil er entweder völlig überlastet war oder wochenlang kein einziges Blatt gesehen hat. Das Druckvolumen fürs Büro zu ermitteln klingt erstmal nach lästiger Arbeit. Aber mal ehrlich: Es ist der eine Schritt, der dir teuren Ärger erspart. Und es dauert keine zehn Minuten.
Was ist das Druckvolumen eigentlich?
Kurz gesagt: Druckvolumen ist die Anzahl der Seiten, die dein Drucker pro Monat produziert. Die meisten Hersteller geben dafür zwei Werte an.
Monatliche Druckleistung vs. empfohlenes Druckvolumen
Der erste Wert ist die maximale monatliche Druckleistung. Das ist die technische Obergrenze. Theoretisch machbar, aber nicht für den Dauerbetrieb gedacht. Kein Hersteller würde dir empfehlen, diesen Wert regelmäßig auszureizen.
Der zweite, wichtigere Wert ist das empfohlene Druckvolumen. Dieser Wert zeigt dir, für wie viele Seiten das Gerät tatsächlich ausgelegt ist. Laut druckerchannel.de ist das die Kennzahl, an der du dich bei der Gerätewahl orientieren solltest.
Ich sag das so direkt, weil ich das bei meinen Kunden ständig sehe: Da wird ein Gerät gekauft, das 500 Seiten im Monat als empfohlenes Volumen hat. Aber das Büro druckt 2.000. Nach sechs Monaten ist das Gerät am Ende. Kein Wunder.
Was gehört alles zum Druckvolumen?
Alles, was du druckst und kopierst. Auch Scans zählen beim Multifunktionsgerät zur Belastung, auch wenn sie sich auf das Druckvolumen weniger auswirken als Druckseiten selbst. Farbseiten belasten das Gerät stärker als Schwarzweiß. Das solltest du im Hinterkopf behalten.
Wie du dein Druckvolumen konkret ermittelst
Gut. Jetzt wird's praktisch. Drei Wege, je nachdem wo du gerade stehst.
Methode 1: Toner- und Papierverbrauch auswerten
Du hast schon einen Drucker? Dann ist das die einfachste Methode. Schau dir an, wie viele Packungen Papier du pro Monat verbrauchst. Eine Standard-Packung hat 500 Blatt. Wenn du zwei Packungen im Monat durch hast, druckst du rund 1.000 Seiten. Einfach.
Noch genauer: Schau auf die Tonerkartusche. Auf der Verpackung steht, für wie viele Seiten sie ausgelegt ist (Seichwert nach ISO/IEC 19752 oder 19798). Wenn du eine Kartusche in drei Monaten verbrauchst und sie für 3.000 Seiten ausgelegt war, druckst du etwa 1.000 Seiten pro Monat. Fertig.
Methode 2: Zählerstand abfragen
Nahezu jeder Laserdrucker speichert intern einen Seitenzähler. Den kannst du direkt am Gerät oder im Browser aufrufen. Bei den meisten Modellen reicht es, die IP-Adresse des Druckers im Browser einzugeben. Dann öffnet sich die Weboberfläche und zeigt dir alle Statistiken.
Bei Geräten von Brother, Kyocera oder HP findest du den Zählerstand außerdem über das Druckermenü selbst. Einfach mal durch die Einstellungen scrollen, unter "Information" oder "Berichte" schauen. Meistens liegt er genau da.
Mein Tipp: Notier dir den Zählerstand einmal am Monatsersten und einmal am Monatsletzten. Vier Wochen lang. Dann hast du einen echten Durchschnitt, nicht nur eine Schätzung.
Methode 3: Hochrechnen aus dem Team
Du hast noch gar keinen Drucker oder willst neu kalkulieren? Dann rechne hoch. Grob so:
- Mitarbeiter im Büro zählen
- Druckaufkommen pro Person schätzen: Ein Bürojob mit Schriftverkehr kommt auf 50 bis 150 Seiten pro Woche
- Mal vier Wochen, mal Mitarbeiteranzahl
Beispiel: 3 Mitarbeiter, je 80 Seiten pro Woche. Das sind 240 Seiten/Woche, rund 960 Seiten pro Monat. Du planst außerdem Farbdruck für Angebote und Präsentationen, nochmal 200 Seiten obendrauf. Ergebnis: ca. 1.200 Seiten im Monat.
Das ist eine belastbare Grundlage für die Gerätewahl.
Du willst wissen, welcher Drucker zu deinem Büro passt? Meld dich bei uns — kostenlos und unverbindlich.
Was bedeuten die Zahlen? Klassen und Faustformeln
Okay, du hast jetzt eine Zahl. Was fängst du damit an?
Orientierungsrahmen nach Druckvolumen
Hier eine grobe Einordnung, die ich in der Praxis gerne nutze:
| Monatliches Druckvolumen | Passende Geräteklasse | Typisches Szenario |
|---|---|---|
| bis 350 Seiten | Einstiegsgerät | Solo-Selbständige, gelegentliches Drucken |
| 350 bis 1.500 Seiten | Büro-Laserdrucker / kleines MFG | Kleines Team, 1-4 Personen |
| 1.500 bis 5.000 Seiten | Professionelles MFG | Mittleres Büro, Kanzlei, Praxis |
| über 5.000 Seiten | Workgroup-Drucker / Hochleistungs-MFG | Intensivnutzer, Steuerberater, größere Teams |
Wichtig: Immer einen Puffer einkalkulieren. Wenn du auf 1.200 Seiten kommst, nimm kein Gerät mit 1.500 Seiten empfohlenem Volumen. Mindestens 30 bis 40 Prozent Luft nach oben sollten es sein. Gerade kleine Büros unterschätzen Stoßzeiten, zum Beispiel wenn kurz vor dem Jahresabschluss oder einer Messe alles auf einmal gedruckt wird.
Farbdruck: Faktor 3 rechnen
Farbseiten belasten das Gerät stärker. Ich rechne intern gerne mit Faktor 2 bis 3: Eine Farbseite entspricht in der Belastung etwa zwei bis drei Schwarzweißseiten. Das ist keine offizielle Norm, aber ein sinnvoller Erfahrungswert. Wer viel Farbe druckt, sollte das in der Gerätewahl berücksichtigen.
Das Umweltbundesamt hat übrigens interessante Zahlen zum Druckverhalten in deutschen Büros veröffentlicht: Im Schnitt verbraucht ein Büroangestellter rund 10.000 Seiten Papier pro Jahr, also etwa 830 Seiten im Monat. Bei kleineren Betrieben liegt der Wert oft darunter, bei Kanzleien oder Praxen deutlich darüber.
Die häufigsten Fehler bei der Druckerwahl
Ich sehe das bei Neukunden regelmäßig. Immer wieder dieselben Punkte.
Fehler 1: Zu kleines Gerät kaufen
Passiert vor allem, wenn nur auf den Preis geschaut wird. Das billigste Gerät hat häufig ein empfohlenes Druckvolumen von 300 bis 500 Seiten. Für ein Zwei-Personen-Büro reicht das nicht. Das Gerät verschleißt, der Ärger ist vorprogrammiert.
Fehler 2: Monatsvolumen mit Jahresvolumen verwechseln
Klingt komisch, passiert aber. Auf manchen Vergleichsseiten steht die Druckleistung in Seiten pro Jahr. Divide by twelve. Immer prüfen, welche Einheit gemeint ist.
Fehler 3: Nur Spitzenzeiten schätzen
Letzte Woche rief jemand an, der sagte: "Wir drucken eigentlich fast gar nichts, vielleicht 200 Seiten im Monat." Im Gespräch kam dann raus: In der Steuererklärungssaison sind es kurzzeitig über 3.000 Seiten. Das ist ein ganz anderes Bild. Frag dich also nicht nur, was du im Schnitt druckst, sondern auch was du in deinem schlimmsten Monat des Jahres druckst.
Fehler 4: Druckvolumen nie nachprüfen
Viele Betriebe schätzen ihr Druckvolumen einmal und lassen es dann jahrelang ungeprüft. Das Team wächst, neue Prozesse kommen hinzu, auf einmal druckt ihr doppelt so viel wie noch vor zwei Jahren. Ein kurzer Check alle 12 Monate lohnt sich. Wirklich.
Warum das Druckvolumen auch für Drucker-Miete wichtig ist
Hier komme ich ins Spiel. Bei Fair Print Solutions vermieten wir Laserdrucker und Multifunktionsgeräte an kleine Unternehmen. Ab 4,99 Euro im Monat, ohne Mindestlaufzeit, ohne langes Hin und Her.
Und genau deshalb ist das Druckvolumen so entscheidend. Wenn du weißt, wie viel du druckst, können wir dir das passende Gerät empfehlen. Nicht das teuerste, nicht das günstigste. Das richtige.
Was passiert bei zu niedrigem Druckvolumen?
Ganz ehrlich: Unter 350 Seiten im Monat macht eine Miete bei uns wenig Sinn. Das sage ich dir lieber direkt, als dich mit einem unpassenden Vertrag zu belasten. Wer selten druckt, ist mit einem günstigen Kaufgerät in der Regel besser dran.
Aber ab 350 Seiten aufwärts? Da fängt es an, interessant zu werden. Du brauchst kein Kapital für die Anschaffung, kein Risiko bei Defekt (wir tauschen das Gerät aus, lebenslang, ohne Kosten), und du sparst beim Toner: Den kaufst du bei uns, immer 20% unter dem Idealo-Preis, kein Mindestbestellwert.
So läuft das bei uns ab
Du meldest dich, wir sprechen kurz über dein Druckvolumen und deine Anforderungen. Dann schicken wir dir ein Angebot. Vor dem Vertragsschluss läuft eine kurze Bonitätsprüfung, das ist Standard. Danach geht das Gerät raus. In der Regel 2 bis 4 Tage, kostenloser Versand in Deutschland.
Keine komplizierte Technik. Kein Vor-Ort-Service nötig. Alles per Versand und Remote. Falls du Hilfe bei der IT-Integration brauchst, zum Beispiel für Scan-to-Mail, bieten wir das über einen externen IT-Partner an. 49,90 Euro pro 30 Minuten, per TeamViewer. Aber die meisten Kunden richten das selbst ein.
Wenn du wissen willst, welches Gerät zu deinem Druckvolumen passt, schau einfach mal auf unseren Drucker-Finder oder direkt in unsere Drucker-Übersicht. Und wenn du Fragen hast: unser FAQ beantwortet schon einiges.
Jetzt unverbindlich anfragen: Kostenlosen Beratungstermin buchen
Häufige Fragen
Wie ermittle ich das Druckvolumen meines Büros?
Am einfachsten: Schau auf den Papierverbrauch (eine Packung = 500 Blatt) oder frag deinen Drucker direkt. Fast jedes Modell speichert einen Seitenzähler, den du über die Weboberfläche des Geräts abrufen kannst. Alternativ kannst du aus Mitarbeiterzahl und geschätzten Seiten pro Woche hochrechnen. Vier Wochen Messung gibt dir den verlässlichsten Wert.
Wie viele Seiten pro Monat druckt ein durchschnittliches Büro?
Laut Umweltbundesamt verbraucht ein Büroangestellter im Schnitt rund 10.000 Seiten Papier pro Jahr, das sind ca. 830 Seiten im Monat. Kleinstbetriebe liegen oft darunter, Kanzleien, Steuerberater oder Arztpraxen teils deutlich darüber. Es lohnt sich, den eigenen Wert konkret zu messen statt zu schätzen.
Was ist der Unterschied zwischen maximaler und empfohlener Druckleistung?
Die maximale Druckleistung ist die technische Obergrenze eines Geräts, für den Dauerbetrieb aber nicht geeignet. Das empfohlene Druckvolumen zeigt, wofür das Gerät wirklich ausgelegt ist. Orientiere dich immer am empfohlenen Wert und plane zusätzlich 30 bis 40 Prozent Puffer ein für Stoßzeiten.
Ab welchem Druckvolumen lohnt sich das Mieten eines Druckers?
Bei Fair Print Solutions lohnt sich die Miete ab etwa 350 Seiten im Monat. Darunter ist ein günstiges Kaufgerät meist wirtschaftlicher. Ab 350 Seiten aufwärts profitierst du von der Miete: kein Anschaffungskapital, lebenslange Garantie mit Geräteaustausch bei Defekt und Toner immer 20% unter Idealo-Preis.
Wie viel Puffer sollte ich beim Druckvolumen einplanen?
Mindestens 30 bis 40 Prozent über deinem ermittelten Durchschnittswert. Wichtig ist vor allem der Blick auf Stoßzeiten: Jahresabschluss, Messen, Steuersaison. Wer in Spitzenphasen deutlich mehr druckt, sollte das Gerät entsprechend großzügiger wählen, damit es nicht vorzeitig verschleißt.
Kann ich beim Druckvolumen auch Farbseiten einrechnen?
Ja, unbedingt. Farbseiten belasten das Gerät deutlich stärker als Schwarzweißseiten. Als Faustregel gilt: Eine Farbseite entspricht in der Gerätebelastung etwa 2 bis 3 Schwarzweißseiten. Wer regelmäßig Farbausdrucke macht, sollte das bei der Wahl des Geräts berücksichtigen und ein Modell wählen, das explizit für Farbdruck ausgelegt ist.
Tobias Ludt ist Geschäftsführer der Fair Print Solutions GmbH. Er berät kleine Unternehmen in Deutschland und Österreich beim Thema Bürodrucker mieten — seit 2019, mit echten Zahlen, ohne Marketingblabla.
Mehr über uns