Ein neues Büro einrichten ist aufwendiger als es klingt. Zwischen "Möbel aufstellen" und "produktiv arbeiten" liegen hundert Entscheidungen.
Diese Checkliste gibt dir eine strukturierte Übersicht -- ohne unnötigen Overhead. Ich fokussiere auf das was wirklich wichtig ist für ein kleines Büro mit 1-10 Mitarbeitern.
Die Checkliste auf einen Blick
Möbel & Raumausstattung
- Schreibtische (höhenverstellbar empfohlen)
- Stühle (ergonomisch -- kein Kompromiss)
- Regale und Aktenschränke
- Empfangsbereich falls Kunden kommen
- Besprechungstisch und Stühle
- Beleuchtung (Tageslicht + künstlich)
- Gardinen oder Sichtschutz
IT & Technik
- Computer / Laptops pro Mitarbeiter
- Monitore (Zweitbildschirm erhöht Produktivität erheblich)
- Tastatur, Maus, Headset
- Netzwerk: Router, Switch, ggf. Access Point für WLAN
- Internetanschluss (Glasfaser wenn möglich)
- NAS oder Cloud-Backup
- Drucker / MFP (Drucken, Scannen, Kopieren)
- Telefon / VoIP-System
Drucker: Was du wirklich brauchst
Das ist mein Bereich. Kurz und klar:
Für ein Büro mit 3-5 Mitarbeitern reicht ein kompakter A4-MFP. Drucken, Kopieren, Scannen, Netzwerk. Schwarzweiss für die meisten Büros ausreichend.
Kaufen oder mieten? Ab 350 Seiten/Monat ist Mieten fast immer günstiger. Die Rechnung habe ich hier aufgestellt.
Bei FPS: ab 4,99 EUR/Monat, keine Mindestlaufzeit, Lieferung in 2-4 Tagen. Passendes Modell im Drucker-Finder.
Software & Lizenzen
- Office-Software (Microsoft 365 oder Google Workspace)
- Buchhaltungssoftware
- Branchenspezifische Software (CRM, ERP, Kanzleisoftware etc.)
- Antivirensoftware
- Cloud-Speicher (Google Drive, OneDrive, Dropbox)
- Videokonferenz-Tool (Teams, Zoom)
Kommunikation
- Geschäftliche E-Mail-Adressen
- Telefonnummern (Mobil + Festnetz)
- Visitenkarten (immer noch wichtig)
- Briefpapier-Template für Korrespondenz
Büroverbrauchsmaterial
- Druckerpapier (80g/m² Standard, A4)
- Toner (Erstausstattung, dann nachbestellen)
- Ordner, Ablagesysteme
- Schreibwaren
- Kaffee, Tee, Wasserkocher -- ernst gemeint
Datenschutz & Compliance
- DSGVO-Hinweis wenn Kunden kommen oder Daten verarbeitet werden
- Datenschutzerklärung auf der Website
- Aktenvernichter (Stufe 3 oder 4 für vertrauliche Dokumente)
- Passwortsichere Systeme, 2FA aktivieren
Ergonomie & Wohlbefinden
- Raumtemperatur (18-22°C optimal)
- Belüftung
- Küchenmöglichkeit (Kühlschrank, Mikrowelle)
- Kleines Erste-Hilfe-Set
Was am häufigsten vergessen wird
Kabel-Management. Strom, LAN, Monitor-Kabel -- das macht den Unterschied zwischen ordentlich und Chaos. Kabelkanal, Steckdosenleisten mit Überspannungsschutz.
Backup-Konzept. Die erste Woche läuft alles gut. Dann kommt der erste Festplatten-Crash. Backup ist kein Luxus, das ist Grundlage.
Ergonomie. Günstiger Bürostuhl = Rückenschmerzen nach 3 Monaten = Krankenstand = Kosten. Guter Stuhl ist eine Investition.
Drucker unterschätzen. Ich sage das aus Erfahrung: Der Drucker kommt immer zu spät in der Büro-Einrichtungsplanung. Dann wird schnell was Billiges gekauft das 6 Monate später Probleme macht. Besser vorher richtig entscheiden.
Budget-Orientierung für ein kleines Büro
| Position | Budget (pro Mitarbeiter) |
|---|---|
| Schreibtisch + Stuhl | 500 - 1.500 EUR |
| PC/Laptop + Monitor | 800 - 2.000 EUR |
| Drucker/MFP (Miete) | 5 - 30 EUR/Monat |
| Software-Lizenzen | 20 - 100 EUR/Monat |
| Internetanschluss | 30 - 80 EUR/Monat (geteilt) |
Der Drucker ist bei Miete eine der günstigsten Positionen -- und eine die du nicht vernachlässigen solltest.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet ein Büro einrichten für 5 Mitarbeiter?
Grob: 15.000 - 40.000 EUR für Erstausstattung (Möbel, IT, Grundausstattung). Laufende Kosten dann abhängig von Software, Miete und Verbrauchsmaterial.
Brauche ich einen eigenen Server?
Für die meisten kleinen Büros: nein. Cloud-Lösungen (Google Workspace, Microsoft 365) sind günstiger und sicherer als ein eigener Server.
Welchen Drucker soll ich fürs neue Büro kaufen oder mieten?
Abhängig von Druckvolumen und Budget. Meine Empfehlungen für kleine Büros findest du hier.
Was ist bei DSGVO im Büro zu beachten?
Mindestens: Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis, Einwilligungen für Kunden-Daten, sichere Passwörter, Löschkonzept. Bei Unsicherheit: Datenschutzbeauftragten oder Rechtsanwalt fragen.
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Tobias Ludt ist Geschäftsführer der Fair Print Solutions GmbH. Er berät kleine Unternehmen in Deutschland und Österreich beim Thema Bürodrucker mieten — seit 2019, mit echten Zahlen, ohne Marketingblabla.
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