Wer fragt "Drucker kaufen oder mieten?" will keine Marketingphrasen. Er will Zahlen.
Die liefere ich hier. Echte Zahlen, drei Szenarien, kein Schönreden.
Was ein gekaufter Drucker wirklich kostet
Die meisten Leute sehen nur den Kaufpreis. Der ist aber nur ein Teil der Geschichte.
Szenario: Kleines Büro, 3-5 Mitarbeiter, ca. 800 Seiten/Monat
| Kostenfaktor | Einstiegs-Laser | Mittelklasse-MFP |
|---|---|---|
| Kaufpreis | 400 EUR | 1.200 EUR |
| Toner Jahr 1 | 120 EUR | 200 EUR |
| Toner Jahr 2 | 120 EUR | 200 EUR |
| Toner Jahr 3 | 120 EUR | 200 EUR |
| Wartung/Reparatur gesamt | 200 EUR | 350 EUR |
| Ersatzgerät oder Entsorgung | 400 EUR | 1.200 EUR |
| Gesamtkosten 3 Jahre | 1.360 EUR | 3.350 EUR |
| Pro Monat (36 Monate) | 37,80 EUR | 93,00 EUR |
Das sind Durchschnittswerte. Wenn der Drucker im zweiten Jahr kaputt geht -- was passiert -- zahlst du einfach mehr.
Was Drucker mieten kostet
Bei Fair Print Solutions: ab 4,99 EUR/Monat. Kein Kaufpreis, keine Reparaturkosten.
Gleiches Szenario:
| Kostenfaktor | Miet-MFP (FPS) |
|---|---|
| Monatsmiete | ab 4,99 EUR |
| Lieferung | kostenlos |
| Austausch bei Defekt | inklusive (48h) |
| Austausch bei Defekt | kostenlos |
| Toner (separat, -20% auf Idealo) | ca. 90-160 EUR/Jahr |
| Gesamtkosten 3 Jahre | ab 180 EUR + ca. 300-480 EUR Toner |
| Pro Monat | ab 13,30 EUR total |
Der Unterschied: bis zu 60-80 EUR pro Monat. Über 3 Jahre sind das 2.000-2.800 Euro.
Drei Szenarien im Vergleich
Ich rechne drei typische Fälle durch:
Szenario 1: 1-Mann-Betrieb, wenig Druck (bis 300 Seiten/Monat)
Ehrlich gesagt: Für unter 350 Seiten/Monat lohnt sich Mieten nicht für beide Seiten. Ein einfacher Schwarzweiss-Laser für 200-300 Euro ist hier die bessere Wahl.
Das sage ich dir, weil es stimmt -- nicht weil ich deinen Auftrag will.
Szenario 2: Kleines Büro, 3-5 MA, 800-1.500 Seiten/Monat
Hier schlägt Mieten klar. Die Mietkosten sind über 3 Jahre deutlich niedriger als Kaufpreis plus Toner plus Wartung. Und keine Überraschungen wenn das Gerät kaputt geht.
3-Jahres-Vergleich:
- Kauf: 1.360 - 3.350 EUR
- Miete FPS: ab 480 EUR gesamt (Miete + Toner)
Szenario 3: 5-10 Mitarbeiter, 3.000+ Seiten/Monat
Hier wird der Vorteil noch größer. Workgroup-Drucker kosten 2.000-4.000 Euro in der Anschaffung. Toner bei hohem Volumen 400-800 Euro jährlich. Wartung obendrauf.
Miete: gleicher Drucker, ab 4,99 EUR/Monat, alles andere inklusive.
Was du beim Kaufpreis-Vergleich gern vergisst
Die Zeit. Wenn der Drucker kaputt geht, rufst du den Techniker an. Der hat in 2 Wochen Zeit. Du wartest. Das kostet Produktivität -- die taucht in keiner Tabelle auf.
Die Entsorgung. Ein alter Drucker ist Elektroschrott. Kosten zur fachgerechten Entsorgung: 30-80 Euro. Oft vergessen.
Das gebundene Kapital. 1.200 Euro für einen MFP sind 1.200 Euro die nicht in Marketing, Personal oder Produkt fließen. Kapital hat immer Opportunitätskosten.
Wann sich kaufen lohnt -- und wann nicht
Kaufen lohnt sich wenn:
- Du weniger als 350 Seiten/Monat druckst
- Du einen IT-Mitarbeiter hast der den Drucker wartet
- Du das Gerät nach Ende der Abschreibung noch lange nutzen willst
Mieten lohnt sich wenn:
- Du 350+ Seiten/Monat druckst
- Du keine langen Vertragsbindungen willst
- Du kein Kapital in Hardware binden willst
- Zuverlässiger Service wichtig ist
Für die meisten kleinen Unternehmen -- 1-10 Mitarbeiter, regulärer Büroalltag -- ist Mieten die bessere Wahl. Punkt.
Drucker kaufen vs. leasen vs. mieten -- alle drei im Vergleich
Wer sich auch noch fragt was Leasing bedeutet: den Vergleich findest du hier.
Kurz gesagt: Leasing ist teurer als Miete und weniger flexibel. Für kleine Firmen meistens keine gute Wahl.
Häufig gestellte Fragen
Ist Drucker mieten steuerlich absetzbar?
Ja, vollständig als Betriebsausgabe. Beim Kauf musst du das Gerät aktivieren und über mehrere Jahre abschreiben. Bei der Miete ist die Rate sofort im Jahr des Anfalls absetzbar.
Was wenn ich nach 3 Monaten kündigen will?
Bei FPS: kein Problem. Keine Mindestlaufzeit, keine Strafzahlung. Das ist unser Kernversprechen.
Wie hoch sind die echten Toner-Kosten bei FPS?
Toner ist separat -- aber -20% günstiger als der Idealo-Preis. Was das konkret heißt, hängt vom Modell ab. Im Schnitt spart ein Kunde damit 30-60 EUR pro Jahr.
Kann man einen Drucker auch halbjahresweise mieten?
Ja. Monatliche Kündigung ist möglich. Es gibt keine Mindestlaufzeit -- also auch keine 6-Monats-Pflicht.
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Tobias Ludt ist Geschäftsführer der Fair Print Solutions GmbH. Er berät kleine Unternehmen in Deutschland und Österreich beim Thema Bürodrucker mieten — seit 2019, mit echten Zahlen, ohne Marketingblabla.
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