Was ist Managed Print Service? Einfach erklärt für kleine Unternehmen

Managed Print Service, kurz MPS, ist ein Begriff, der gerade in kleinen Büros immer öfter auftaucht. Klingt nach Großkonzern-IT. Ist es aber nicht zwingend. Ich erkläre dir, was dahintersteckt, für wen sich das wirklich lohnt und wann ein einfacherer Weg mehr Sinn macht.

Was bedeutet Managed Print Service überhaupt?

Der Begriff kommt aus dem Englischen und heißt übersetzt so viel wie „verwalteter Druckservice". Der Grundgedanke: Ein externer Anbieter übernimmt alles rund ums Drucken. Gerät, Toner, Wartung, manchmal sogar die Analyse, wer im Büro wie viel druckt.

Klassisches MPS stammt aus der Welt großer Unternehmen. Eine Firma mit 200 Mitarbeitern, 30 Druckern auf drei Etagen und einer IT-Abteilung, die schon genug um die Ohren hat. Da macht so ein Rundum-Sorglos-Paket Sinn. Der Anbieter kommt regelmäßig vorbei, tauscht Toner, wartet Geräte, liefert Reports über Druckvolumen.

Klingt gut. Aber was steckt wirklich dahinter?

Die drei Kernbestandteile von MPS

Egal welcher Anbieter: MPS besteht meistens aus diesen Bausteinen:

• Hardware: Drucker oder Multifunktionsgeräte, entweder gemietet, geleast oder vom Kunden schon vorhanden
• Verbrauchsmaterialien: Toner, teilweise automatisch nachbestellt per Zähler
• Service & Wartung: Techniker vor Ort, Reparaturen, Austausch bei Defekt

Manche Anbieter packen noch Druckvolumen-Analysen, Kostenkontrolle oder Sicherheits-Features obendrauf. Das klingt beeindruckend. Ob du das als Selbständige oder kleines Büro brauchst, ist eine andere Frage.

Woher kommt der Begriff?

MPS wurde in den 2000er Jahren von großen Druckerherstellern und IT-Dienstleistern geprägt. Laut DruckerChannel hat sich der Markt seitdem stark verändert: Heute gibt es MPS-Angebote für alle Unternehmensgrößen. Nur: Nicht jedes Angebot, das sich MPS nennt, ist auch dasselbe.

Wie funktioniert MPS in der Praxis?

Ich sag's dir direkt, wie ich das bei unseren Kunden immer wieder erkläre. Stell dir vor, du hast ein Büro mit 5 Leuten. Drucker läuft täglich. Toner ist leer. Wer bestellt? Wann? Welcher ist der richtige?

Genau das nimmt dir MPS ab. Im Idealfall.

Der typische MPS-Ablauf

1. Analyse: Anbieter schaut sich an, wie viel und was du druckst
2. Konzept: Geräteauswahl, Platzierung, Vertrag
3. Installation: Gerät kommt, wird eingerichtet
4. Betrieb: Toner kommt automatisch oder auf Bestellung, Techniker ist im Wartungsvertrag
5. Reporting: Regelmäßige Auswertung, wer druckt wie viel

Klingt rund. Aber jetzt kommt der Haken, über den keiner gerne spricht.

Was in MPS-Verträgen oft drinsteckt

Klassische MPS-Verträge laufen auf 3 bis 5 Jahre. Manchmal länger. Du kommst da nicht einfach raus. Druckvolumen wird häufig über einen Seitenpreis abgerechnet, oft mit Mindestmengen. Druckst du weniger als vereinbart, zahlst du trotzdem. Druckst du mehr, zahlt extra.

Letzte Woche rief einer an, der genau in dieser Falle saß. Kleines Steuerbüro, 3 Mitarbeiter, hatte vor zwei Jahren einen 5-Jahres-MPS-Vertrag unterschrieben. Heute will er kündigen, weil ein Mitarbeiter weggefallen ist. Geht nicht. Vertrag läuft durch. Er zahlt für Kapazität, die er nicht mehr braucht.

Das ist kein Einzelfall. Das ist MPS-Alltag.

Für wen lohnt sich MPS, für wen nicht?

Ehrlich gesagt: MPS macht wirklich Sinn, wenn du viele Geräte hast, eine IT-Abteilung, die entlastet werden soll, und ein stabiles, planbares Druckvolumen über Jahre. Also ab so 50 Mitarbeitern aufwärts. Darunter wird's oft teurer als es sein muss.

MPS lohnt sich wenn:

• Du mehr als 10 Drucker im Einsatz hast
• Du eine eigene IT hast, die entlastet werden soll
• Dein Druckvolumen konstant und planbar ist
• Du lange Vertragslaufzeiten akzeptieren kannst und willst
• Vor-Ort-Service für dich unverzichtbar ist

MPS lohnt sich NICHT wenn:

• Du ein kleines Büro mit 1 bis 10 Leuten bist
• Du flexibel bleiben willst, z.B. weil das Team wächst oder schrumpft
• Du keine langen Vertragslaufzeiten magst
• Dein Druckvolumen schwankt
• Du einfach einen verlässlichen Drucker brauchst, ohne IT-Overhead

Mal ehrlich: Ich rede täglich mit Selbständigen, Kanzleien, Arztpraxen, kleinen Startups. Die brauchen keinen Report, wie viele Seiten Mitarbeiter A vs. Mitarbeiter B druckt. Die brauchen einen Drucker, der funktioniert. Und wenn er nicht funktioniert, soll schnell Ersatz da sein. Punkt.

Das Umweltbundesamt weist übrigens darauf hin, dass nachhaltiges Drucken auch durch einfache Maßnahmen wie Duplexdruck und sparsame Geräte erreichbar ist. Kein MPS nötig dafür.

MPS vs. Drucker mieten: Was ist der Unterschied?

Das ist die Frage, die ich am häufigsten bekomme. Und sie ist berechtigt.

MPS ist ein Rundumpaket mit langen Verträgen, vielen Features, oft hohem Preis. Drucker mieten bei Fair Print Solutions ist das Gegenteil: einfach, flexibel, ohne Laufzeit.

Kurz gesagt: MPS ist die Großkonzern-Lösung. Drucker mieten von FPS ist die Lösung für alle, die einfach drucken wollen, ohne sich 5 Jahre zu binden.

Was bei FPS alles inklusive ist

Ich will's konkret machen. Wenn du bei uns einen Drucker mietest, bekommst du:

• Das Gerät, neu oder gebraucht (du wählst, was dir wichtiger ist: Neuheit oder Nachhaltigkeit)
• Kostenlosen Versand in Deutschland, Lieferung in der Regel in 2–4 Tagen
• Lebenslange Garantie: Defekt? Ersatzgerät kommt. Keine Kosten, kein Stress
• 48h Service-Versprechen
• App-Support rund um die Uhr, Telefon werktags 10–15 Uhr

Toner kaufst du bei uns. Kein Mindestbestellwert, immer 20% unter dem Idealo-Preis, Qualität top. Einfach nachbestellen wenn's leer wird. Fertig.

Und: Keine Bonitätsprüfung fürchten. Die läuft vor Vertragsschluss, das ist Standard bei uns, aber kein Grund zur Sorge. Wer sauber wirtschaftet, hat damit kein Problem.

Unser Drucker-Finder hilft dir übrigens dabei, das richtige Gerät für deinen Bedarf zu finden. Und auf der Drucker-Übersichtsseite siehst du alle verfügbaren Modelle von HP, Xerox, Kyocera, Brother und Lexmark.

Was kostet Managed Print Service wirklich?

Transparente Preise? Selten bei MPS. Meistens läuft das über eine Analyse, dann ein individuelles Angebot, dann Verhandlung. Dabei kommen häufig Kosten zusammen, die sich so nicht sofort erschließen.

Was du bei MPS typischerweise zahlst:

• Grundgebühr pro Monat (für Gerät und Basisservice)
• Seitenpreis pro gedruckter Seite (z.B. 0,01–0,03€ für Schwarz-Weiß)
• Mindestvolumen: Druckst du weniger, zahlst du trotzdem die Mindestmenge
• Zusatzkosten für Farbdruck, spezielle Medien, Vor-Ort-Einsätze außerhalb der Vereinbarung

Bei einer kleinen Kanzlei oder Arztpraxis, die vielleicht 500–800 Seiten im Monat druckt, kann das schnell teurer werden als gedacht. Ich habe Kunden gesehen, die für einen einzigen Drucker über 80 Euro im Monat im MPS-Vertrag steckten. Dasselbe Gerät wäre bei uns für einen Bruchteil davon mietbar gewesen, Toner inklusive günstiger Nachbestellmöglichkeit.

Laut einer Übersicht von CHIP liegen die tatsächlichen Druckkosten in Büros oft deutlich höher als zunächst angenommen, wenn man Wartung, Toner und Gerät einzeln rechnet. Genau da setzt MPS an. Aber auch genau da lohnt es sich, Alternativen zu vergleichen.

Mein Tipp für kleine Unternehmen

Rechne es durch. Wirklich. Nimm dein monatliches Druckvolumen, schau dir an was Gerät + Toner + eventuelle Wartung dich heute kostet, und vergleich das mit einem einfachen Mietmodell ohne Laufzeit. Oft ist das Ergebnis eindeutig.

Und wenn du dir nicht sicher bist, was zu dir passt: Kein Stress. Ich schaue mir das gerne gemeinsam mit dir an. Dauert 15 Minuten, kein Verkaufsdruck, einfach ein ehrliches Gespräch.

Häufige Fragen

Was ist Managed Print Service einfach erklärt?

Managed Print Service (MPS) bedeutet, dass ein externer Anbieter alles rund ums Drucken übernimmt: Gerät, Toner, Wartung und manchmal Druckvolumen-Analysen. Das Modell kommt ursprünglich aus der Welt großer Unternehmen und beinhaltet meist lange Vertragslaufzeiten von 3 bis 5 Jahren.

Für welche Unternehmen lohnt sich Managed Print Service?

MPS lohnt sich vor allem für Unternehmen ab ca. 50 Mitarbeitern mit vielen Druckern, einer eigenen IT-Abteilung und konstantem, planbarem Druckvolumen. Für kleine Büros mit 1–10 Mitarbeitern ist MPS oft überdimensioniert und teurer als einfachere Alternativen wie Drucker mieten ohne Mindestlaufzeit.

Was ist der Unterschied zwischen Managed Print Service und Drucker mieten?

MPS ist ein Komplett-Rundum-Paket mit langen Vertragslaufzeiten, Seitenpreismodellen und oft Vor-Ort-Service. Drucker mieten bei FPS ist flexibler: keine Mindestlaufzeit, jederzeit kündbar, Ersatz per Versand bei Defekt. Ideal für kleine Unternehmen, die einfach drucken wollen ohne große Vertragsbindung.

Was kostet Managed Print Service im Monat?

Die Kosten für MPS sind selten transparent und hängen vom Anbieter, der Gerätezahl und dem vereinbarten Druckvolumen ab. Typisch sind Grundgebühren plus ein Seitenpreis (z.B. 0,01–0,03€ pro Seite) mit Mindestvolumen. Für kleine Büros kann das schnell teurer werden als ein einfaches Mietmodell ab 4,99€/Monat.

Kann ich bei Fair Print Solutions einen Drucker ohne Mindestlaufzeit mieten?

Ja, genau das ist unser Modell. Du mietest den Drucker ab 4,99€/Monat, ohne Mindestlaufzeit. Du kannst jederzeit kündigen. Bei Defekt bekommst du ein Ersatzgerät per Versand, lebenslange Garantie inklusive. Toner bestellst du bei uns nach, immer 20% unter dem Idealo-Preis.

Gibt es bei Fair Print Solutions auch Vor-Ort-Service wie bei MPS?

Nein, wir arbeiten ohne Vor-Ort-Techniker. Bei Defekt wird das Gerät per Versand ausgetauscht. IT-Integration wie Scan2Mail kannst du bei Bedarf über unseren externen IT-Partner per TeamViewer buchen (49,90€/30 min). Für die meisten kleinen Büros reicht das vollständig aus.