E-Rechnungspflicht: Fristen 2025 bis 2028

Direktantwort: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können -- ein reines PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt: ab 2027 für größere Betriebe, ab 2028 für alle, auch für kleine. Kleinunternehmer dürfen weiter einfache Rechnungen schicken, müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen. Als B2B-Vermieter stellen wir bei Fair Print Solutions unsere Rechnungen selbst im ZUGFeRD-Format aus -- hier unsere Praxis-Erfahrung.

⚠️ Keine Steuer- oder Rechtsberatung -- Hilfestellung fürs Verständnis. Für deinen konkreten Fall frag deinen Steuerberater und prüf den aktuellen Stand beim BMF.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der EU-Norm EN 16931. Die Daten (Betrag, Steuer, Positionen) liegen als Datensatz vor, den Buchhaltungssoftware direkt einlesen kann -- ohne Abtippen.

In Deutschland sind zwei Formate üblich:

Format	Was es ist	Für wen typisch
XRechnung	reiner XML-Datensatz	Behörden (B2G), reine Maschinen-Verarbeitung
ZUGFeRD (ab 2.0.1)	PDF mit eingebettetem XML	B2B -- Mensch sieht PDF, Software liest XML

Ein normales PDF oder eine Papierrechnung heißt seit 2025 offiziell "sonstige Rechnung" -- rechtlich etwas anderes als eine E-Rechnung.

Die Fristen im Überblick

Die Pflichten kommen aus dem Wachstumschancengesetz. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfangen und Ausstellen:

Ab wann	Wer	Was gilt
01.01.2025	alle inländischen B2B-Unternehmen	müssen E-Rechnungen empfangen können
01.01.2025 – 31.12.2026	alle	dürfen zum Ausstellen noch Papier/PDF nutzen (mit Zustimmung des Empfängers)
01.01.2027	Aussteller mit Vorjahresumsatz über 800.000 €	müssen E-Rechnungen ausstellen
01.01.2028	alle übrigen Unternehmen	müssen E-Rechnungen ausstellen

Die eine Frist, die jeden betrifft und schon jetzt aktiv ist: Empfangen können ab 2025. Dafür reicht im Minimalfall ein E-Mail-Postfach plus eine Software oder ein Viewer, der ZUGFeRD/XRechnung lesbar macht.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Ja und nein -- hier die wichtige Unterscheidung:

Empfangen: Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können (seit 2025).
Ausstellen: Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen -- sie dürfen dauerhaft weiter einfache Rechnungen (PDF/Papier) schreiben.

Das heißt praktisch: Selbst wenn du Kleinunternehmer bist und nie selbst eine E-Rechnung ausstellst, kann dir dein Lieferant ab 2025 eine schicken -- und du musst sie annehmen und aufbewahren können.

Was du jetzt konkret tun solltest

Vier Schritte, die für die meisten kleinen Betriebe reichen:

Empfang sicherstellen: Ein festes Rechnungs-Postfach (z. B. rechnung@deinefirma.de) und ein Tool, das ZUGFeRD/XRechnung darstellt. Viele Buchhaltungsprogramme (DATEV, lexoffice, sevDesk) können das bereits.
Archivierung klären: E-Rechnungen unterliegen der GoBD -- der strukturierte Datensatz muss unveränderbar 8 Jahre aufbewahrt werden, nicht nur das PDF-Bild.
Ausstellung vorbereiten (bis 2027/2028): Prüfen, ob deine Rechnungssoftware ZUGFeRD/XRechnung erzeugen kann. Wenn nicht, rechtzeitig wechseln.
Prozesse digitalisieren: Wer noch Papierbelege hat, braucht einen sauberen Scan-Workflow, um eingehende Papierrechnungen und Belege revisionssicher zu digitalisieren.

Wo der Drucker ins Spiel kommt

Klingt erstmal wie ein reines Software-Thema -- ist es aber nicht ganz. Zwei Berührungspunkte:

Belege digitalisieren: Ein Multifunktionsgerät mit Scan-to-Email oder Scan-to-PDF macht aus Papierbelegen durchsuchbare PDFs für deine Buchhaltung. Das ist die Basis für einen papierarmen, GoBD-tauglichen Ablauf.
Weniger drucken: Wenn Ausgangsrechnungen künftig als Datensatz laufen, druckst du sie nicht mehr aus. Dein Druckvolumen verschiebt sich -- ein Grund mehr, Geräte flexibel zu mieten statt teuer zu kaufen.

Bei Fair Print Solutions mietest du passende Multifunktionsgeräte ab 9,99 €/Monat, ohne Mindestlaufzeit. Ändert sich dein Bedarf durch die Digitalisierung, passt du das Gerät einfach an -- kein Restwert, keine Bindung.

Unsere eigene Erfahrung als kleiner B2B-Betrieb

Wir bei Fair Print Solutions sind selbst ein kleines Unternehmen mit rund 1.000 Kunden in Deutschland und Österreich -- und mussten dieselbe Umstellung machen. Unsere Ausgangsrechnungen erzeugen wir heute im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebettetem, EN-16931-konformem Datensatz). Der ehrliche Lernpunkt: Der Empfang war schnell gelöst, die saubere Archivierung des strukturierten Datensatzes war der Teil, den man leicht unterschätzt.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne eingebetteten strukturierten Datensatz ist seit 2025 eine "sonstige Rechnung", keine E-Rechnung. Erst ein Format wie XRechnung oder ZUGFeRD (PDF mit XML) erfüllt die Vorgabe nach EN 16931.

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen und dürfen weiter einfache Rechnungen schreiben. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber trotzdem.

Was passiert, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnung empfangen kann?

Dein Geschäftspartner darf dir ab 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen. Kannst du sie nicht annehmen und korrekt aufbewahren, ist das dein Problem -- ein fehlender Vorsteuerabzug oder GoBD-Verstoß kann die Folge sein.

Welches Format soll ich für den Versand nutzen -- XRechnung oder ZUGFeRD?

Für den normalen B2B-Verkehr ist ZUGFeRD meist praktischer, weil der Empfänger ein lesbares PDF sieht und die Software zugleich den Datensatz bekommt. XRechnung ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gefragt.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Wie andere Rechnungen unterliegen sie den GoBD. Der strukturierte Datensatz muss unveränderbar aufbewahrt werden -- üblich sind 8 Jahre (aktuelle Frist beim Steuerberater prüfen). Es reicht nicht, nur einen Ausdruck abzuheften.

Brauche ich dafür einen neuen Drucker?

Nicht zwingend. Aber ein Multifunktionsgerät mit Scan-to-Email/PDF hilft, Papierbelege revisionssicher zu digitalisieren -- die Grundlage für einen sauberen, papierarmen Rechnungsprozess.

Muss ich meine Ausgangsrechnungen jetzt weniger ausdrucken?

Tendenziell ja. Läuft der Rechnungsversand als Datensatz, entfällt der Ausdruck. Weil sich dadurch dein Druckvolumen ändern kann, ist ein flexibel kündbares Mietgerät praktischer als ein gekaufter Drucker, auf dem du sitzenbleibst.

Zusammenhängende Artikel

Stand Juli 2026. Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025; der nächste Stichtag ist die Ausstellungspflicht ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 für alle. Fristen aus dem Wachstumschancengesetz -- bei Gesetzesänderungen prüf den aktuellen Stand beim BMF oder deinem Steuerberater.