Dokumente sicher drucken in der Kanzlei: Was du wirklich beachten musst

Dokumente sicher drucken in der Kanzlei – das klingt nach einem Randthema. Ist es aber nicht. Ich sehe bei Anwälten, Notaren und Steuerberatern regelmäßig die gleiche Situation: Der Drucker läuft, die Mandantenakte liegt auf dem Ausgabefach, und irgendwer aus dem Büro zieht das Blatt ab – weil er seinen eigenen Ausdruck sucht. Klingt harmlos. Ist es nicht. Wer mit vertraulichen Dokumenten arbeitet, muss beim Drucken genauso sorgfältig sein wie beim digitalen Datenschutz. Dieser Beitrag zeigt dir, wo die echten Risiken liegen und was du konkret tun kannst.

Warum Drucken in der Kanzlei ein Datenschutzthema ist

Mal ehrlich: Viele Kanzleien haben ihre digitale Sicherheit inzwischen ganz gut im Griff. Verschlüsselte E-Mails, sichere Passwörter, VPN. Aber beim Drucker? Da hapert es oft.

Das Problem fängt schon beim Druckertyp an. Ein normaler Netzwerkdrucker ohne Zugriffsschutz empfängt einen Druckauftrag und druckt sofort. Das Dokument liegt dann auf dem Ausgabefach – für alle sichtbar. In einer Einzelkanzlei vielleicht kein Problem. Sobald mehrere Personen im Büro sind, wird das kritisch. Praktikanten, Putzkräfte, Mandanten im Wartebereich – all das sind potenzielle Datenschutzlücken.

Das stille Risiko: der Druckerspooler

Was viele nicht wissen: Viele Drucker speichern Druckaufträge im internen Speicher. Das gilt besonders für Geräte mit eigenem Festspeicher oder Festplatte. Ein Dokument, das du vor Wochen gedruckt hast, kann theoretisch noch abrufbar sein – wenn jemand physisch Zugang zum Gerät hat. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) weist explizit darauf hin, dass Multifunktionsgeräte als potenzielle Datenschleudern unterschätzt werden.

Wann wird es wirklich gefährlich?

Ich hab letzte Woche mit einem Mandanten gesprochen – kleiner Steuerberater, fünf Angestellte. Er hat mir erzählt, dass ihr Drucker für alle Mitarbeiter ohne Passwort zugänglich ist. Druckaufträge landen sofort, ohne Wartezeit. Kein Secure Print, kein PIN-Schutz. Für die normale Korrespondenz kein Thema. Aber die Mandantenakten? Die liegen dann halt rum. Das ist kein Einzelfall. Das ist Standard in vielen kleinen Büros.

Und es geht nicht nur um neugierige Kollegen. Es geht um Haftung. Wer als Anwalt oder Steuerberater personenbezogene Daten nicht ausreichend schützt, riskiert Bußgelder nach DSGVO. Das Risiko ist real.

Technische Sicherheitsfunktionen, die wirklich helfen

Gute Nachrichten: Die Technik ist da. Du musst nur wissen, worauf du achten sollst. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die ein Kanzleidrucker mitbringen sollte.

Secure Print / PIN-Druck

Das ist die wichtigste Funktion überhaupt. Der Druckauftrag wird erst ausgeführt, wenn du am Gerät deinen PIN eingibst. Das Dokument liegt also nie unbeaufsichtigt auf dem Ausgabefach. Wenn du nur eine Sache änderst: Aktiviere Secure Print. Das bieten heute fast alle Businessdrucker ab Mittelklasse – Brother, Kyocera, Lexmark, HP, Xerox.

Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte

Viele Multifunktionsgeräte erlauben es, einzelnen Benutzern bestimmte Rechte zuzuweisen. Wer darf drucken, scannen, kopieren? Wer darf auf das Adressbuch zugreifen? Das klingt nach Aufwand, lohnt sich aber. Besonders wenn du Auszubildende oder Praktikanten im Büro hast.

Automatisches Löschen des Gerätespeichers

Moderne Geräte bieten die Möglichkeit, den internen Speicher nach jedem Auftrag automatisch zu überschreiben. Bei Geräten mit Festplatte ist das besonders wichtig. Schau in den Einstellungen deines Geräts, ob diese Option aktiv ist. Und wenn du ein Gerät zurückgibst oder entsorgst: Speicher vorher löschen lassen – oder beim Anbieter nachfragen.

Verschlüsselte Übertragung

Der Druckauftrag läuft über dein Netzwerk. Ohne Verschlüsselung könnte jemand im selben WLAN theoretisch mitlesen. Stichwort: IPsec, HTTPS, TLS. Aktiviere im Router und im Drucker, was geht. Bei sensiblen Dokumenten sollte der Drucker am besten nur über LAN, nicht über WLAN erreichbar sein.

Der richtige Drucker für die Kanzlei

Nicht jeder Drucker ist für Kanzleianforderungen geeignet. Was braucht eine Rechtsanwaltskanzlei, eine Steuerberatung oder ein Notariat wirklich?

Laserdrucker sind Pflicht

Tintenstrahl kommt für die Kanzlei nicht infrage. Laserdrucker drucken schnell, günstig pro Seite, und die Tinte wischt sich nicht weg – auch nicht, wenn das Dokument nass wird oder lange archiviert wird. Das ist für Verträge und Schriftsätze schlicht der bessere Standard. Unsere Druckerübersicht zeigt dir, welche Modelle wir vermieten.

Multifunktionsgerät oder Einzeldrucker?

In der Kanzlei willst du fast immer ein Multifunktionsgerät. Drucken, Scannen, Kopieren – alles in einem. Besonders Scan2Mail ist praktisch: Du scannst ein Dokument direkt ans Postfach des Mandanten oder ins DMS. Das spart Zeit. Und Zeit ist in der Kanzlei Geld.

Wichtig dabei: Scan2Mail muss korrekt eingerichtet werden. Das läuft über SMTP-Einstellungen direkt am Gerät. Wer das nicht selbst machen will, kann bei uns IT-Integration über einen externen Partner buchen – 49,90€ pro 30 Minuten per TeamViewer. Kein Techniker muss vor Ort kommen.

Konkrete Modelle für die Kanzlei

Aus meiner Praxis heraus empfehle ich für kleine Kanzleien mit bis zu 5 Mitarbeitern oft den Brother MFC-L2710DN oder den Lexmark MX310DN. Beide bieten Secure Print, Netzwerkfunktion, Duplex – und sind zuverlässig im Alltag. Für größere Teams oder höheres Volumen bietet sich der Brother MFC-L8390CDW an – Farbe, WLAN, Scan, alles dabei.

Wer noch unsicher ist, kann den Drucker-Finder nutzen – einfach ein paar Fragen beantworten, passendes Gerät finden.

DSGVO und Drucken: Was gilt?

Das ist die Frage, die viele umtreibt. Und zu Recht.

Die DSGVO gilt nicht nur für digitale Daten. Sie gilt für alle personenbezogenen Daten – egal ob auf dem Bildschirm oder auf Papier. Wer Dokumente mit Mandantendaten druckt, muss technische und organisatorische Maßnahmen (sogenannte TOMs) ergreifen, die unbefugten Zugriff verhindern. Das ist in Art. 32 DSGVO geregelt.

Was bedeutet das konkret fürs Drucken?

• Secure Print aktivieren – Dokumente nicht unbeaufsichtigt liegen lassen
• Drucker nicht im Wartebereich aufstellen – Mandanten sollen nicht auf fremde Ausdrucke schauen können
• Druckaufträge im Netzwerk verschlüsseln
• Gerätespeicher regelmäßig löschen
• Zugriffsrechte am Gerät einschränken

Das alles klingt aufwendig. Ist es aber nicht, wenn du einmal alles eingerichtet hast. Und es schützt dich nicht nur vor Bußgeldern, sondern vor allem vor Vertrauensverlust. Kein Mandant kommt zurück, wenn er weiß, dass seine Daten nicht sicher sind.

Eine gute Orientierung für Kanzleien bietet die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) mit ihren Hinweisen zum Datenschutz in der Anwaltskanzlei.

Was passiert bei einem Datenschutzverstoß?

Kurz gesagt: Es kann teuer werden. Die Datenschutzbehörden können Bußgelder verhängen. Für kleine Kanzleien sind das selten siebenstellige Beträge – aber schon ein paar Tausend Euro tun weh. Und der Reputationsschaden kommt obendrauf. Mein Rat: Lieber einmal ordentlich einrichten und dann durchatmen.

Mietdrucker für Kanzleien: Lohnt sich das?

Ich bin natürlich nicht neutral hier. Aber ich kann dir sagen, warum ich das für die richtige Lösung halte – gerade für kleine Kanzleien.

Ein ordentlicher Laserdrucker mit Secure Print, Duplex und Netzwerkfunktion kostet neu zwischen 300 und 700 Euro. Dazu Toner, Wartung, und irgendwann ist das Gerät kaputt. Bei uns mitest du dasselbe Gerät ab 4,99€ pro Monat für einen einfachen Laserdrucker, Multifunktionsgeräte ab 9,99€. Kein Kapital gebunden, keine Mindestlaufzeit, jederzeit kündbar.

Was viele meiner Kunden besonders schätzen: Bei Defekt kommt einfach ein Ersatzgerät per Versand. Kein Techniker, kein Wartungsvertrag, keine Diskussion. Das 48h Service-Versprechen gilt. Und das Gerät darf sogar defekt zurückgeschickt werden.

Toner: so läuft das bei uns

Toner bestellst du direkt bei uns – kein Mindestbestellwert, immer 20% unter dem Idealo-Preis, Qualität top. Das ist der Deal. Kein Suchen, kein Vergleichen, kein falscher Toner bestellt.

Ablauf bis zum Gerät in der Kanzlei

Du stellst eine Anfrage, wir besprechen kurz am Telefon, was du brauchst. Dann bekommst du ein Angebot. Vor dem Vertragsschluss läuft eine kurze Bonitätsprüfung – das ist Standard und dauert keinen Tag. Danach geht das Gerät raus, in der Regel 2 bis 4 Tage Lieferzeit, kostenloser Versand in Deutschland. Einrichten, anschließen, fertig.

Wir haben eine eigene Seite speziell für Kanzleien: fairprintsolutions.de/branchen/kanzlei – schau da gerne mal rein. Und für Steuerberater gibt's eine eigene Seite: fairprintsolutions.de/branchen/steuerberater.

Übrigens: Wer sich fragt, was der Unterschied zwischen Miete und Leasing ist – den Artikel dazu findest du auf unserer Seite Drucker leasen. Kurze Antwort: Leasing bindet, Miete nicht. Für eine kleine Kanzlei macht Leasing null Sinn.

Noch Fragen? Unsere FAQ-Seite beantwortet die häufigsten. Oder du buchst einfach einen Termin.

Häufige Fragen

Wie kann ich in meiner Kanzlei Dokumente sicher drucken?

Aktiviere die Secure-Print-Funktion deines Druckers. Druckaufträge werden dann erst ausgeführt, wenn du am Gerät einen PIN eingibst. Das verhindert, dass Dokumente unbeaufsichtigt auf dem Ausgabefach liegen. Achte außerdem auf verschlüsselte Netzwerkübertragung und regelmäßiges Löschen des Gerätespeichers.

Gilt die DSGVO auch für gedruckte Dokumente in der Kanzlei?

Ja, unbedingt. Die DSGVO schützt personenbezogene Daten unabhängig vom Format – digital oder auf Papier. Kanzleien sind verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die unbefugten Zugriff auf Mandantendaten verhindern. Das gilt auch beim Drucken und Scannen.

Welcher Drucker eignet sich am besten für eine kleine Kanzlei?

Für kleine Kanzleien mit bis zu fünf Mitarbeitern empfehle ich Multifunktionslaserdrucker mit Secure Print und LAN-Anschluss, z.B. Brother MFC-L2710DN oder Lexmark MX310DN. Beide sind zuverlässig, günstig im Betrieb und erfüllen die typischen Anforderungen an Drucken, Scannen und Kopieren.

Was passiert mit den Daten auf dem Druckerspeicher, wenn ich das Gerät zurückgebe?

Bei uns gilt: Das Gerät darf auch defekt zurückgegeben werden – wir kümmern uns um die fachgerechte Rücknahme. Vor der Rückgabe empfehlen wir, den internen Speicher im Gerätemenü zu löschen. Bei Fragen zum Ablauf erreichst du uns einfach über die App oder per Telefon.

Muss ich beim Mietdrucker eigenen Toner kaufen können?

Nein. Den Toner bestellst du direkt bei Fair Print Solutions – kein Mindestbestellwert, immer 20% unter dem Idealo-Preis, Qualität top. Das ist Teil des Modells. So weißt du immer, dass du den richtigen Toner für dein Gerät bekommst, ohne langes Suchen.

Kann ich Scan2Mail in meiner Kanzlei nutzen?

Ja. Viele unserer Multifunktionsgeräte unterstützen Scan2Mail. Die Einrichtung läuft über SMTP-Einstellungen direkt am Gerät. Wer das nicht selbst machen möchte, kann IT-Integration über unseren externen Partner buchen – 49,90€ pro 30 Minuten per TeamViewer, kein Vor-Ort-Termin nötig.